Décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif a l'hébergement de données de santé a caractere personnel et modifiant le code de la santé publique (dispositions réglementaires)
NOR : SANX0500308D

Archivage du dossier médical
* Circulaire n°24 du 1er février 1944
* Arreté interministériel du 20 Novembre 1944
* Circulaire n°24 du 25 janvier 1949
* Circulaire n°96 du 19 mai 1950
* Circulaire n°xx du 2 aout 1990
* Arreté interministériel du 11 mars 1968 portant reglement des archives hospitalieres (Article 3)
* Circulaire du 11 Aout 1978
* Bulletin officiel du Ministere de la Santé et de la Sécurité Sociale Fascicules spéciaux n°80/47 bis et n°80/39 bis
* La loi du 1er janvier 1979 donne dans son article premier une définition des "archives" et dans son article 3 des "archives publiques".
* La Loi n°79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives dissocie deux niveaux en terme d'archivage
* Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979
* CIRCULAIRE AD 93-4 DU 4 MAI 1993
* Circulaire conjointe AD 97-1 du 16 janvier 1997 relative aux relations des administrations et des organismes publics avec les sociétés d'archivage privées pour la conservation d'archives publiques destinées a l'élimination.
* LOI no 2002-303 du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et a la qualité du systeme de santé
* Loi n°2005-102 du 11 février 2005 art. 52 III (JORF 12 février 2005).
- L'arreté du 5 mars 2004

Dans les établissement de santé, l'obligation et le contenu du dossier ont été détaillés au travers de différents textes.
Décret n° 92-329 du 30 mars 1992 relatif au dossier du patient (voir le pdf) (voir le texte)
Décret n° 94-68 du 24 janvier 1994 relatif a l'hémovigilance et au dossier transfusionnel
Décret n° 98-1001 du 2 novembre 1998 relatif a la commission de conciliation
Décret n° 2002-637 du 29 avril 2002 relatif a l'acces aux informations personnelles détenues par les professionnels et les établissements de santé, pris en application de la Loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades
Décret n° 2003-462 du 21 mai 2003 relatif aux dispositions réglementaires des parties I, II et III du Code de la Santé Publique

LE DOSSIER DE SANTÉ : Textes législatifs et réglementaires
1) Les textes législatifs et réglementaires
* Décret 43-891 du 17 Avril 1943 (article 38)
* Loi hospitaliere n° 70-1310 du 31 décembre 1970 (Article 28)
* Décret n°73-183 du 22 février 1973 (articles 1 et 4) et convention type de
l'hospitalisation privée (article 16 : Documents obligatoires)
* Décret n°74-27 du 14 Janvier 1974 relatif aux regles de fonctionnement des
centres hospitaliers et au reglement des archives hospitalieres
* Décret n°74-230 du 7 mars 1974 relatif a la communication du dossier des
malades hospitalisés ou consultants des établissements hospitaliers publics
* Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative a l'informatique, aux fichiers et aux libertés. (Article 40)
* Loi n°78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration entre
l'administration et la public, et diverses dispositions d'ordre administratif, social et
fiscal (article 6 : secret de la vie privée, des dossiers personnels et médicaux)
* Décret n°78-1136 du 6 Décembre 1978 relatif a la commission d’acces aux documents administratifs
* Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives :
* Loi n°79-587 du 11 juillet 1979 relative a la motivation des actes administratifs et
a l'amélioration des relations entre l'administration et la public ( article 9
introduisant un article 6 bis a la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978)
* Décret n°82-103 du 22 janvier 1982 relatif au répertoire national d'identification des personnes physiques
* Décret n°84-1042 du 28 novembre 1984 :
* Décret n°85-420 du 3 avril 1985 relatif a l'utilisation du répertoire national d’identification des personnes physiques par des organismes de sécurité sociale et de prévoyance
* Loi hospitaliere n°91-748 du 31 juillet 1991 (Article L 710-2)
* Décret n°92-329 du 30 mars 1992 relatif au dossier médical et a l'information
des personnes accueillies dans les établissements de santé publics et privés
* Loi n°93-8 du 4 janvier 1993 relative aux relations entre les professionnels de santé et l’assurance maladie
* Loi n°93-121 du 27 janvier 1993 (article 40 modifiant l'article L. 710-5 du code
de la santé publique)
* Décret n°93-677 du 27 mars 1993 relatif au Comité national paritaire de l’information médicale
* Décret n°93-1120 du 27 septembre 1993 autorisant certains organismes de sécurité sociale a utiliser le répertoire national d’identification des personnes physiques et modifiant le code de la sécurité sociale (deuxieme partie : Décrets en Conseil d’Etat) ainsi que l’article R.320-1 du Code du travail relatif a la déclaration préalable a l’embauche.
* Décret n°93-1302 du 14 décembre 1993 relatif aux unions régionales des médecins exerçant a titre libéral.
* Loi n°94-43 du 18 janvier 1994 relative a la santé publique et a la protection
sociale (titre V: dossier de suivi médical)
* Décret n°94-666 du 27 juillet 1997 relatif aux systemes d'information médicales
et a l'analyse de l'activité des établissements de santé publics et privés.
* Décret n°95-234 du 1er mars 1995 relatif au dossier de suivi médical et au carnet médical.
* Décret n°95-564 du 6 mai 1995 relatif au codage des actes et des prestations remboursables par l’assurance maladie
* Décret n°95-1000 du 6 septembre 1995 portant code de déontologie médicale
(articles 45 et 46)
* Ordonnance 96-345 du 24 Avril 1996 (article 7) créant le carnet de santé
* Décret 96-425 du 18 Octobre 1996 :
* Loi n°99-641 du 27 juillet 1999, portant création d’une couverture maladie universelle.

2) Circulaires et documents divers

* Circulaire n°6294 du 24 avril 1983
* Circulaire DGS/DH 95.22 du 6 mai 1995 relative aux droits des patients hospitalisés et comportant une charte du patient hospitalisé
* Circulaire N°1796 du 20 avril 1973 : " Le malade peut soit se faire remettre tout ou partie de son dossier médical, soit se le faire remettre ou le communiquer directement au médecin de son choix ainsi qu’a ses tiers "
* Circulaire n°394 du 11 aout 1978
* Circulaire n° du 20 avril 1960 concernant la délivrance des clichés radiologiques aux malades des hôpitaux et hospices publics
* Circulaire N°132 du 28 décembre 1970 relative a l’humanisation des hôpitaux
* La charte du malade ( 20 septembre 1974)

Archivage du dossier médical
* Circulaire n°24 du 1er février 1944
* Arreté interministériel du 20 Novembre 1944
* Circulaire n°24 du 25 janvier 1949
* Circulaire n°96 du 19 mai 1950
* Circulaire n°xx du 2 aout 1990
* Arreté interministériel du 11 mars 1968 portant reglement des archives hospitalieres (Article 3)
* Circulaire du 11 Aout 1978
* Bulletin officiel du Ministere de la Santé et de la Sécurité Sociale
Fascicules spéciaux n°80/47 bis et n°80/39 bis
* Décret n°79-1037 du 3 décembre 1979
* Décret n°94-1050 du 5 décembre 1994 Fiches d’anesthésie
* Arreté du 4 aout 1994 Fiches de transfusion
* Circulaire DGS du 30 décembre 1994 Fiches de transfusion

LE DOSSIER DE SOINS INFIRMIERS
* Loi n°78-615 du 31 mai 1978 modifiant les articles L.473, L.475 et L.476 du Code de la santé publique (profession d’infirmier ou d’infirmiere)
* Décret n°81-539 du 12 mai 1981 relatif a l’exercice de la profession d’infirmier ;
* Décret n°84-689 du 17 juillet 1984 relatif aux actes professionnels et a l’exercice de la profession d’infirmier ;
* Décret n°93-221 du16 Février 1993 relatif aux regles professionnelles des infirmiers et infirmieres.
* Décret n°93-345 du 15 mars 1993 relatif aux actes professionnels et a l’exercice de la profession d’infirmier ;
* Circulaire du 15 septembre 1989 relative au mode d’exercice de la profession d’infirmiere dans les établissements hospitaliers :Le dossier de soins infirmiers est une composante fondamentale du dossier du patient.

Le dossier ANAES explicatif

Décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif a l'hébergement de données de santé a caractere personnel et modifiant le code de la santé publique (dispositions réglementaires)
NOR : SANX0500308D
Article 1
Le chapitre Ier du titre Ier du livre Ier de la premiere partie du code de la santé publique (dispositions réglementaires) est ainsi modifié :

I. - La section unique devient la sous-section 1, intitulée Ť Sous-section 1 : Acces aux informations de santé a caractere personnel ť, au sein d'une section 1 dont le titre est ainsi rédigé :
Ť Section 1

Ť Principes généraux ť
II. - Apres l'article R. 1111-8, il est ajouté une sous-section 2 ainsi rédigée :
Ť Sous-section 2

Ť Hébergement des données de santé a caractere personnel
Ť Art. R. 1111-9. - Toute personne physique ou morale souhaitant assurer l'hébergement de données de santé a caractere personnel, mentionné a l'article L. 1111-8, et bénéficier d'un agrément a ce titre doit remplir les conditions suivantes :

Ť 1° Offrir toutes les garanties pour l'exercice de cette activité, notamment par le recours a des personnels qualifiés en matiere de sécurité et d'archivage des données et par la mise en oeuvre de solutions techniques, d'une organisation et de procédures de contrôle assurant la sécurité, la protection, la conservation et la restitution des données confiées, ainsi qu'un usage conforme a la loi ;

Ť 2° Définir et mettre en oeuvre une politique de confidentialité et de sécurité, destinée notamment a assurer le respect des exigences de confidentialité et de secret prévues par les articles L. 1110-4 et L. 1111-7, la protection contre les acces non autorisés ainsi que la pérennité des données, et dont la description doit etre jointe au dossier d'agrément dans les conditions fixées par l'article R. 1111-14 ;

Ť 3° Le cas échéant, identifier son représentant sur le territoire national au sens de l'article 5 de la loi du 6 janvier 1978 ;

Ť 4° Individualiser dans son organisation l'activité d'hébergement et les moyens qui lui sont dédiés, ainsi que la gestion des stocks et des flux de données ;

Ť 5° Définir et mettre en place des dispositifs d'information sur l'activité d'hébergement a destination des personnes a l'origine du dépôt, notamment en cas de modification substantielle des conditions de réalisation de cette activité ;

Ť 6° Identifier les personnes en charge de l'activité d'hébergement, dont un médecin, en précisant le lien contractuel qui les lie a l'hébergeur.

Ť Art. R.* 1111-10. - L'agrément nécessaire a l'activité d'hébergement de données de santé a caractere personnel est délivré par le ministre chargé de la santé, qui se prononce apres avis de la Commission nationale de l'Informatique et des Libertés et d'un comité d'agrément placé aupres de lui.

Ť A cet effet, la personne intéressée adresse au ministre chargé de la santé un dossier de demande d'agrément comprenant les éléments mentionnés a l'article R. 1111-12. Le ministre transmet le dossier a la Commission nationale de l'Informatique et des Libertés, qui apprécie les garanties présentées par le candidat a l'agrément en matiere de protection des personnes a l'égard des traitements de données de santé a caractere personnel et de sécurité de ces données. La commission rend son avis dans un délai de deux mois a compter de la réception du dossier, délai pouvant etre renouvelé une fois sur décision motivée de son président.

Ť Des que la commission s'est prononcée ou a l'expiration du délai qui lui était imparti, elle transmet la demande d'agrément, accompagnée, le cas échéant, de son avis, au comité d'agrément mentionné au premier alinéa. Ce comité se prononce sur tous les aspects du dossier, en particulier sur les garanties d'ordre éthique, déontologique, technique, financier et économique qu'offre le candidat. Il émet son avis dans le mois qui suit la réception du dossier transmis par la Commission nationale de l'Informatique et des Libertés. Il peut toutefois demander un délai supplémentaire d'un mois.

Ť Le ministre chargé de la santé dispose, pour prendre sa décision, d'un délai de deux mois suivant l'avis du comité d'agrément. A l'issue de ce délai, son silence vaut décision de rejet.

Ť Art. R. 1111-11. - I. - Le comité d'agrément mentionné a l'article R. 1111-10 comprend :

Ť 1° Un membre de l'inspection générale des affaires sociales nommé sur proposition du chef de l'inspection générale des affaires sociales ;

Ť 2° Deux représentants des associations compétentes en matiere de santé, agréées au niveau national dans les conditions prévues a l'article L. 1114-1 ;

Ť 3° Deux représentants des professions de santé, l'un nommé sur proposition du Conseil national de l'ordre des médecins et l'autre sur proposition de l'Union nationale des professions de santé ;

Ť 4° Trois personnalités qualifiées :

Ť a) Une personne choisie en raison de ses compétences dans les domaines de l'éthique et du droit ;

Ť b) Une personne choisie en raison de ses compétences en matiere de sécurité des systemes d'information et de nouvelles technologies ;

Ť c) Une personne choisie en raison de ses compétences dans le domaine économique et financier.

Ť Le directeur général de la santé, le directeur de l'hospitalisation et de l'organisation des soins, le directeur des Archives de France, le directeur général des entreprises et le directeur général de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, ou leurs représentants, assistent aux séances du comité avec voix consultative.

Ť II. - Les membres du comité d'agrément, dont celui qui, parmi eux, exercera la présidence du comité, sont nommés pour cinq ans par arreté du ministre chargé de la santé. Leur mandat est renouvelable une fois.

Ť Lors de leur entrée en fonction, les membres du comité adressent au président une déclaration mentionnant toute activité personnelle ou professionnelle en rapport direct ou indirect avec les missions du comité, ainsi que les liens directs ou indirects qu'ils peuvent avoir avec tout organisme hébergeant ou susceptible d'héberger des données de santé a caractere personnel ou avec les organismes professionnels et les sociétés de conseil intervenant dans le domaine de compétence du comité. Ils s'engagent a signaler toute modification concernant cette situation.

Ť Ils ne peuvent siéger lorsque est examinée une affaire relative a un organisme au sein duquel ils détiennent un intéret, exercent des fonctions ou détiennent un mandat, ou au sein duquel ils ont, au cours des dix-huit mois précédant la séance, détenu un intéret, exercé des fonctions ou détenu un mandat.

Ť Des suppléants en nombre égal au nombre de titulaires sont désignés dans les memes conditions que ceux-ci. Un membre titulaire empeché ou intéressé par une affaire est remplacé par son suppléant.

Ť Le remplacement d'un membre du comité en cas de cessation de fonction en cours de mandat est réalisé dans les memes conditions que sa nomination et pour la durée du mandat restant a courir.

Ť Les fonctions de membre du comité ouvrent droit a des indemnités pour frais de déplacement et de séjour dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires applicables aux fonctionnaires civils de l'Etat.

Ť III. - Le comité d'agrément ne peut délibérer que si deux tiers au moins de ses membres sont présents. Dans le cas contraire, une nouvelle séance peut se tenir sans obligation de quorum apres un délai de quinze jours.

Ť Les avis rendus par le comité sont motivés. Ils sont pris a la majorité des voix exprimées des membres présents. En cas de partage égal des voix, celle du président est prépondérante.

Ť IV. - Le comité d'agrément peut etre saisi par le ministre chargé de la santé de tout sujet entrant dans son domaine de compétence.

Ť Art. R. 1111-12. - Le dossier de demande d'agrément comprend les éléments suivants :

Ť 1° L'identité et l'adresse du responsable du service d'hébergement et, le cas échéant, de son représentant ; pour les personnes morales, les statuts sont produits ;

Ť 2° Les noms, fonctions et qualifications des opérateurs chargés de mettre en oeuvre le service, ainsi que les catégories de personnes qui, en raison de leurs fonctions ou pour les besoins du service, ont acces aux données hébergées ;

Ť 3° L'indication des lieux dans lesquels sera réalisé l'hébergement ;

Ť 4° Une description du service proposé ;

Ť 5° Les modeles de contrats devant etre conclus, en application du deuxieme alinéa de l'article L. 1111-8, entre l'hébergeur de données de santé et les personnes physiques ou morales qui sont a l'origine du dépôt des données de santé a caractere personnel ; ces modeles sont établis conformément aux dispositions de l'article R. 1111-13 ;

Ť 6° Les dispositions prises pour assurer la sécurité des données et la garantie des secrets protégés par la loi, notamment la présentation de la politique de confidentialité et de sécurité prévue au 2° de l'article R. 1111-9 ;

Ť 7° Le cas échéant, l'indication du recours a des prestataires techniques externes et les contrats conclus avec eux ;

Ť 8° Un document présentant les comptes prévisionnels de l'activité d'hébergement et, éventuellement, les trois derniers bilans et la composition de l'actionnariat du demandeur, ainsi que, dans le cas d'une demande de renouvellement, les comptes de résultat et bilans liés a cette activité d'hébergement depuis le dernier agrément.

Ť L'hébergeur déja agréé informe sans délai le ministre chargé de la santé de tout changement affectant les informations mentionnées ci-dessus et de toute interruption, temporaire ou définitive, de son activité.

Ť Art. R. 1111-13. - Les modeles de contrats devant etre joints a la demande d'agrément, mentionnés au 5° de l'article R. 1111-12, contiennent obligatoirement au moins les clauses suivantes :

Ť 1° La description des prestations réalisées : contenu des services et résultats attendus ;

Ť 2° Lorsque le contrat est souscrit par la personne concernée par les données hébergées, la description des modalités selon lesquelles les professionnels de santé et les établissements de santé les prenant en charge et désignés par eux peuvent etre autorisés a accéder a ces données ou en demander la transmission et l'indication des conditions de mise a disposition de ces données ;

Ť 3° Lorsque le contrat est souscrit par un professionnel de santé ou un établissement de santé, la description des modalités selon lesquelles les données hébergées sont mises a leur disposition, ainsi que les conditions de recueil de l'accord des personnes concernées par ces données s'agissant tant de leur hébergement que de leurs modalités d'acces et de transmission ;

Ť 4° La description des moyens mis en oeuvre par l'hébergeur pour la fourniture des services ;

Ť 5° La mention des indicateurs de qualité et de performance permettant la vérification du niveau de service annoncé, ainsi que de la périodicité de leur mesure ;

Ť 6° Les obligations de l'hébergeur a l'égard de la personne a l'origine du dépôt des données de santé a caractere personnel en cas de modifications ou d'évolutions techniques introduites par lui ;

Ť 7° Une information sur les conditions de recours a d'éventuels prestataires techniques externes et les engagements de l'hébergeur pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l'activité d'hébergement ;

Ť 8° Une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance éventuelle de l'hébergeur ;

Ť 9° Une présentation des prestations a la fin de l'hébergement.

Ť Art. R. 1111-14. - Une présentation de la politique de confidentialité et de sécurité, prévue au 2° de l'article R. 1111-9, doit etre fournie a l'appui de la demande d'agrément conformément au 6° de l'article R. 1111-12. Elle comporte notamment les précisions suivantes :

Ť 1° En matiere de respect des droits des personnes concernées par les données hébergées :

Ť a) Les modalités permettant de s'assurer de l'existence du consentement de l'intéressé a l'hébergement des données le concernant ;

Ť b) Les modalités retenues pour que l'acces aux données de santé a caractere personnel et leur transmission éventuelle n'aient lieu qu'avec l'accord des personnes concernées et par les personnes désignées par elles ;

Ť c) Les conditions dans lesquelles sont présentées et prises en compte les éventuelles demandes de rectification des données de santé a caractere personnel hébergées ;

Ť d) Les moyens mis en oeuvre pour assurer le respect des dispositions de l'article L. 1111-7 relatif a l'acces des personnes a leurs informations de santé, notamment en termes de délais et de modalités de consultation ;

Ť e) Les procédures de signalement des incidents graves, dont l'altération des données ou la divulgation non autorisée des données personnelles de santé ;

Ť f) La fourniture a la personne concernée par les données hébergées, a sa demande, de l'historique des acces aux données et des consultations ainsi que du contenu des informations consultées et des traitements éventuellement opérés.

Ť 2° En matiere de sécurité de l'acces aux informations :

Ť a) Les dispositions prises pour garantir la sécurité des acces et des transmissions des données de santé a caractere personnel vis-a-vis des établissements ou des professionnels de santé a l'origine du dépôt et des personnes concernées par ces données ;

Ť b) Les mesures prises en matiere de contrôle des droits d'acces et de traçabilité des acces et des traitements ;

Ť c) Les conditions de vérification du contenu des traces des acces et des traitements afin de détecter les tentatives d'effraction ou d'acces non autorisés ;

Ť d) Les modalités de vérification du registre des personnes habilitées a accéder aux données hébergées tenant compte des éventuelles mises a jour ;

Ť e) Les procédés techniques retenus en matiere d'identification et d'authentification ; en ce qui concerne les professionnels de santé, ces procédés techniques doivent avoir été agréés par le groupement d'intéret public mentionné a l'article R. 161-54 du code de la sécurité sociale.

Ť 3° En matiere de pérennité des données hébergées :

Ť a) Les procédures visant a assurer, au moment du transfert des données vers l'hébergeur, la réception sécurisée des données et l'intégrité de celles-ci, leur prise en compte dans le systeme d'information de l'hébergeur et le suivi de cette prise en charge ;

Ť b) Les modalités de prise en compte et d'enrichissement tout au long de la durée de l'hébergement, de l'ensemble des informations concernant les données depuis leur création, telles que les données permettant de les identifier et de les décrire, de les gérer, de déterminer leurs propriétés techniques et d'en assurer la traçabilité ;

Ť c) Les modalités de surveillance des supports en vue d'anticiper les changements technologiques et, le cas échéant, d'opérer des migrations de supports dans des conditions en garantissant la traçabilité ;

Ť d) Les procédures liées a la réplication des données sur différents supports informatiques en des lieux distincts ;

Ť e) Les conditions de mise en oeuvre d'une alerte concernant les formats d'encodage des données, destinée a avertir la personne a l'origine du dépôt en cas d'obsolescence de ce format et, éventuellement, les procédures visant a réaliser, avec l'autorisation de la personne a l'origine du dépôt, des migrations de formats des données, si ces derniers ne permettent plus d'assurer la lisibilité des informations et a assurer la traçabilité de ces migrations.

Ť 4° En matiere d'organisation et de procédures de contrôle interne en vue d'assurer la sécurité des traitements et des données :

Ť a) La désignation d'un responsable sécurité et d'un responsable qualité ;

Ť b) La définition des missions, des pouvoirs et des obligations des personnels de l'hébergeur et de ses éventuels sous-traitants, habilités a traiter les données de santé a caractere personnel ;

Ť c) Les spécifications techniques des logiciels et des mécanismes de sécurité propres a garantir la confidentialité des transmissions, notamment en ce qui concerne le mode de chiffrement des flux d'information ;

Ť d) Les modalités retenues pour l'évaluation périodique des risques et l'audit des mesures de protection mises en place afin de garantir la sécurité des données et en vue d'apporter les modifications nécessaires en cas de détection de défaillances ;

Ť e) Les dispositifs de simulation réguliere de défauts de fonctionnement pour vérifier l'efficacité des mécanismes destinés a garantir la continuité des services ;

Ť f) Les moyens mis en oeuvre pour sensibiliser et former le personnel aux mesures de protection mises en place et a leurs obligations en matiere de confidentialité et de respect du secret professionnel ;

Ť g) Les conditions de mise en oeuvre de la sécurité physique des sites informatiques, des mesures de protection de l'infrastructure technique, notamment en termes de sécurité des réseaux, des serveurs et des postes de travail ;

Ť h) Les dispositions prises en ce qui concerne l'exploitation de l'infrastructure technique ;

Ť i) Les conditions de mise en oeuvre du plan de secours informatique comportant notamment les dispositions prises pour informer du déclenchement de ce plan les personnes physiques ou morales a l'origine du dépôt des données de santé a caractere personnel ainsi que les dispositions prises pour la reprise des activités.

Ť Art. R. 1111-15. - L'agrément est délivré aux hébergeurs de données de santé a caractere personnel pour une durée de trois ans.

Ť La demande de renouvellement doit etre déposée au plus tard six mois avant le terme de la période d'agrément. Elle comprend les documents mentionnés au 8° de l'article R. 1111-12 et un récapitulatif des modifications intervenues depuis la derniere demande d'agrément en ce qui concerne les autres documents mentionnés a cet article , ainsi qu'un audit externe réalisé aux frais de l'hébergeur, attestant de la mise en oeuvre de la politique de confidentialité et de sécurité mentionnée a l'article R. 1111-14. Elle est instruite selon la meme procédure que celle applicable a la demande initiale.

Ť Les décisions d'agrément, ainsi que le renouvellement de cet agrément, sont publiées au Bulletin officiel du ministere de la santé.

Ť Art. R. 1111-16. - Le ministre chargé de la santé, lorsqu'il envisage de procéder au retrait d'un agrément en application du quatrieme alinéa de l'article L. 1111-8, communique a l'hébergeur intéressé, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, les motifs de ce projet de retrait et l'appelle a formuler ses observations, écrites ou, a sa demande, orales, dans un délai de deux mois.

Ť En cas de divulgation non autorisée de données de santé a caractere personnel ou de manquements graves de l'hébergeur a ses obligations mettant notamment en cause l'intégrité, la sécurité et la pérennité des données hébergées, le ministre chargé de la santé peut, a titre conservatoire, dans l'attente qu'il soit statué définitivement sur le projet de retrait d'agrément, prononcer la suspension de l'activité d'hébergement.

Ť La décision de retrait est notifiée a l'hébergeur intéressé, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Elle met fin de plein droit a l'hébergement des données confiées a l'hébergeur et entraîne la restitution de ces données aux personnes ayant contracté avec l'hébergeur.

Ť Les décisions de suspension et de retrait font l'objet de la mesure de publicité prévue a l'article R. 1111-15. Elles sont transmises pour information au comité d'agrément mentionné a l'article R. 1111-10 ainsi qu'a la Commission nationale de l'Informatique et des Libertés. ť

Article 2
I. - Apres le premier alinéa de l'article R. 1111-2 du code de la santé publique, il est inséré un alinéa ainsi rédigé :

Ť Dans le cas ou les informations demandées sont détenues par un établissement de santé et si les dispositifs techniques de l'établissement le permettent, le demandeur peut également consulter par voie électronique tout ou partie des informations en cause. ť

II. - L'article R. 1112-7 du meme code est remplacé par les dispositions suivantes :

Ť Art. R. 1112-7. - Les informations concernant la santé des patients sont soit conservées au sein des établissements de santé qui les ont constituées, soit déposées par ces établissements aupres d'un hébergeur agréé en application des dispositions a l'article L. 1111-8.

Ť Le directeur de l'établissement veille a ce que toutes dispositions soient prises pour assurer la garde et la confidentialité des informations ainsi conservées ou hébergées.

Ť Le dossier médical mentionné a l'article R. 1112-2 est conservé pendant une durée de vingt ans a compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l'établissement ou de la derniere consultation externe en son sein. Lorsqu'en application des dispositions qui précedent, la durée de conservation d'un dossier s'acheve avant le vingt-huitieme anniversaire de son titulaire, la conservation du dossier est prorogée jusqu'a cette date. Dans tous les cas, si la personne titulaire du dossier décede moins de dix ans apres son dernier passage dans l'établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans a compter de la date du déces. Ces délais sont suspendus par l'introduction de tout recours gracieux ou contentieux tendant a mettre en cause la responsabilité médicale de l'établissement de santé ou de professionnels de santé a raison de leurs interventions au sein de l'établissement.

Ť A l'issue du délai de conservation mentionné a l'alinéa précédent et apres, le cas échéant, restitution a l'établissement de santé des données ayant fait l'objet d'un hébergement en application de l'article L. 1111-8, le dossier médical peut etre éliminé. La décision d'élimination est prise par le directeur de l'établissement apres avis du médecin responsable de l'information médicale. Dans les établissements publics de santé et les établissements de santé privés participant a l'exécution du service public hospitalier, cette élimination est en outre subordonnée au visa de l'administration des archives, qui détermine ceux de ces dossiers dont elle entend assurer la conservation indéfinie pour des raisons d'intéret scientifique, statistique ou historique. ť

III. - Le délai de conservation des dossiers médicaux fixé a l'article R. 1112-7 du code de la santé publique s'appliquera a l'issue d'un délai de douze mois suivant la publication du présent décret.

Article 3
Au 2 du titre II de l'annexe au décret no 97-1185 du 19 décembre 1997, le tableau intitulé Ť code de la santé publique ť est ainsi complété :
Vous pouvez consulter le tableau dans le JO n° 4 du 05/01/2006 texte numéro 14
Article 4
Les dispositions du présent décret peuvent etre modifiées par décret en Conseil d'Etat, a l'exception de celles qui déterminent la compétence du ministre chargé de la santé figurant a l'article R.* 1111-10 du code de la santé publique et de celles de l'article 3 du présent décret dont la modification ne peut intervenir que dans les conditions prévues a l'article 2 du décret du 15 janvier 1997.
Article 5
Le Premier ministre, le ministre de la santé et des solidarités et le ministre de la culture et de la communication sont responsables, chacun en ce qui le concerne, de l'application du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait a Paris, le 4 janvier 2006.

CIRCULAIRE AD 93-4 DU 4 MAI 1993
Archives des établissements publics d'hospitalisation
Le Ministre de la Culture et de la Francophonie a Mesdames et Messieurs les Présidents du Conseil général (Archives Départementales)
et Mesdames et Messieurs les Maires
Cette circulaire a pour objet de tirer les conséquences pour le traitement des archives hospitalieres des dispositions législatives et réglementaires s'appliquant aux hôpitaux et aux archives publiques depuis ces vingt dernieres années.

I - Contexte législatif et réglementaire. Rappels historiques
1 - L'arreté du 11 mars 1968 portant reglement des archives hospitalieres
Les principes de conservation et du classement des Archives hospitalieres ont été fondés jusqu'en 1979 sur l'arreté du 11 mars 1968 portant reglement des Archives hospitalieres qui remplace l'arreté du 20 novembre 1944.
Tout en reconnaissant d'emblée l'extreme diversité des statuts juridiques des hôpitaux publics, le reglement de 1968 n'en tire pas de conséquence pratique pour le traitement et la conservation de leurs archives en dehors de l'hôpital, exception faite des documents centenaires. L'objectif du reglement de 1968 est de priviligier la conservation sur place, sous la responsabilité du directeur de l'établissement, comme les communes conservent leurs archives, sur place sous la responsabilité du maire.
L'article 7 du reglement, qui prévoit le dépôt ou le versement, suivant le statut juridique de l'établissement hospitalier, des archives archives centenaires, est une application restrictive et a l'usage des hôpitaux des dispositions relatives aux archives hospitalieres de la circulaire AD 65-29 du 16 décembre 1965 sur la cotation, le classement et le répertoire des séries modernes des archives départementales dont la portée s'étend jusqu'a 1940.

2 - La loi du 31 décembre 1970 portant réforme hospitaliere
Mais des 1970, une circulaire du ministere de la Santé publique en date du 16 juillet conseillait aux directeurs d'hôpitaux d'étendre les dispositions de l'article 7 du reglement de 1968 aux archives antérieures a 1920. Cette prescription s'inscrit dans le cadre de la réforme hospitaliere promulguée par la loi du 31 décembre 1970.
Celle-ci définit pour la premiere fois le service public hospitalier. Elle institue une carte sanitaire de la France visant a rationaliser la répartition, les capacités, l'équipement et l'orientation des établissements et elle classe les hôpitaux en fonction de leur destination. Le mode de gestion de l'hôpital public s'en trouve profondément modifié (commission administrative remplacée par un conseil d'administration, pouvoirs du directeur étendus au détriment des collectivités locales, normalisation et systématisation des documents transmis a l'administration de tutelle).
Ces éléments ont été réaffirmés dans la loi sur le budget dit global des établissements hospitaliers (19 janvier 1983) et dans la nouvelle loi hospitaliere du 31 juillet 1991.
La loi du 31 décembre 1970 constitue donc, au plan du statut juridique et de la production des documents des hôpitaux, une date charniere.

3 - La loi du 3 janvier 1979 sur les archives
La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives a partiellement remis en cause l'arreté du 31 mars 1968 en ôtant aux archives hospitalieres le statut particulier dont elles jouissaient auparavant en les assimilant aux autres archives publiques.
Aux termes du décret n° 79e1037 du 3 décembre 1979, les archives publiques sont destinées, in fine et sous réserve des tris nécessaires, a etre conservées dans les services d'archives publics territorialement compétents (articles 7 et 8). Ce n'est que par dérogation aux articles précédents que les établissements publics peuvent envisager la conservation sur place, mais sous contrôle, de leurs archives (article 10).

4 - La loi du 22 juillet 1983 portant répartition de compétence entre l'Etat et les collectivités locales
Cette compétence territoriale a été réaffirmée par la loi n° 88-663 du 22 juillet 1983 relative a la répartition des compétences entre les communes, les départements, les régions et l'Etat, modifiée par la loi n° 90-1067 du 28 novembre 1990 (article 66, 3e alinéa) : les archives des communes et de leurs établissements publics ne peuvent entrer aux archives départementales que par dépôt a la différence de celles des autres établissements publics localisés dans le département.

II - Modalités d'entrée dans les services d'archives publics
C'est le statut juridique de l'établissement qui détermine le mode d'entrée aux archives départementales ou communales.
1 - Etablissements publics d'hospitalisation communaux
En vertu des textes susmentionnés, les archives des hôpitaux communaux ne different pas de celles des autres établissements publics communaux (syndicat, district, communauté urbaine, office public d'habitation a loyer modéré, centre communal d'action sociale, caisse des écoles). Leur place est aux archives communales ou elles entrent par versement.
Si ces fonds vont aux archives départementales elles y entrent par dépôt.
2 - Autres établissements publics d'hospitalisation
Il s'agit des établissements intercommunaux, départementaux, interdépartementaux, régionaux ou d'Etat recensés par la direction des hôpitaux au titre de la carte sanitaire (Bottin administratif, rubriques "Circonscriptions sanitaires régionales et centres hospitaliers en relevant" et "Hôpitaux psychiatriques publics").
Ces établissements sont appelés a verser aux archives départementales tant leurs fonds propres que ceux des établissements supprimés dont ils ont repris les attributions.
Compte tenu des évolutions mentionnées ci-dessus, on veillera a faire entrer les archives hospitalieres dans les services d'archives publics soit, si cela est possible jusqu'a la date du 31 décembre 1970, soit au moins jusqu'en 1940, en fonction des possibilités de place et de gestion offertes par les services d'archives concernés.
Par ailleurs, j'attire votre attention sur le soin particulier qu'il convient d'apporter aux archives hospitalieres antérieures a la Révolution : au-dela de leur intéret évident pour l'histoire de la santé et de la protection sociale, les archives hospitalieres constituent une source irremplaçable pour l'histoire domaniale et économique du Moyen Age a la Révolution ; en outre elles contribuent encore tres largement a une meilleure connaissance du tissu social de la France d'Ancien Régime. Leur sauvegarde, leur classement et leur mise a la disposition du public doivent etre un enjeu pour tout archiviste.

III - Classement des archives hospitalieres
Le cadre de classement annexé au reglement des archives hospitalieres de 1968 s'applique, aux documents antérieurs au 31 décembre 1970, quelque soit le lieu de leur conservation (établissement d'hospitalisation, archives communales ou départementales) et sans préjudice pour la cotation (voir ci-dessous).
A compter de cette date le rangement des documents se fait en continu.

IV - Cotation des archives hospitalieres
Les cadres de classement des archives communales et départementales déterminent la cotation des fonds d'archives hospitalieres dans les services d'archives publics.
1 - Archives communales
Aux archives communales les fonds des établissements hospitaliers communaux sont considérés comme des fonds annexes. Selon leur date, ces fonds doivent etres cotés dans la série ouverte aux fonds annexes, puis dans la série W destinée a accueillir les archives publiques contemporaines.
La coupure entre série S et série W en rangement continu sera l'année 1940 pour les services qui ont depuis longtemps mis en oeuvre série W, et l'année1983 pour les autres.
Au sein de la série S, chaque fonds d'établissements hospitaliers constitue une sous-série particuliere et reçoit de ce fait une cotation a trois éléments.
Exemple
1 S + n° article : fonds de l'Hôtel Dieu
2 S + n° article : fonds de l'hôpital général etc.
Les subdivisions du cadre de classement de 1968 cité ci-dessus (I. 1) peuvent servir a la cotation interne des fonds intégrés en série S. De meme, si les fonds hospitaliers ont reçu une cotation issue du cadre de 1968 avant leur entrée aux archives, celle-ci est conservée. Dans l'un et l'autre cas, la cotation issue du cadre de 1968 sera précisée entre parentheses a la suite de la cote dans la série S.

2 - Archives départementales
Cinq séries du cadre de classement des Archives départementales sont affectées aux archives hospitalieres.
- Les séries H et L accueillent suivant leurs dates (avant 1790 et 1790-1800) les fonds hospitaliers séquestrés sous la Révolution, ou entrés par versement.
La cotation au sein de ces séries s'effectue conformément aux dispositions de la circulaire du 26 juillet 1913 qui établit que chaque fonds constitue une sous-série ayant sa propre cote.
Si les fonds intégrés en série H ou en série L ont reçu précédemment une cotation issue du cadre de classement de 1968, celle-ci sera mentionnée entre parentheses apres la cote N ou la cote L.
- La sous-série 1 X et la série W accueillent suivant leurs dates (avant et apres le 10 juillet 1940) les fonds versés par les établissements d'hospitalisation d'Etat, régionaux, interdépartementaux, départementaux ou intercommunaux.
Au sein de la sous-série 1 X chaque fonds d'établissement hospitalier constitue une subdivision identifiée par une cote a quatre éléments : ainsi la cote 1 X 5f10 représentera le dixieme article du 5e hôpital.
Au sein de la série W, la cotation s'effectue par versement conformément aux dispositions de la circulaire AD 79-6 du 31 décembre 1979 relative aux archives contemporaines.
Si les fonds intégrés en série X ou en série W ont reçi précédemment une cotation issue du cadre de classement de 1968, celle-ci sera mentionnée entre parentheses apres la cote 1 X ou la cote W.
La série H-dépôt est réservée aux fonds d'hôpitaux communaux déposés. Chaque fonds constitue une subdivision de H-dépôt et reçoit un numéro qui lui est propre : ainsi H-dépôt 4 désigne l'ensemble de papiers constituant le 4e dépôt d'archives.
Les subdivisions du cadre de classement de 1968 servent a la cotation interne des fonds intégrés en N-dépôt.
Toutefois, par commodité de rangement, on pourra attribuer a chaque fonds de H-dépôt une cotation continue suivie entre parentheses de la cote intellectuelle du fonds issue du cadre de 1968 ; ainsi H-dépôt 4J2 (B1) représente le 2eme article du 4e dépôt d'archives hospitalieres dont la cote méthodique serait 8 1.

V - Instrument de recherche
Il sera loisible d'établir des instruments de recherche par série ou sous-série, comme il est usuel (exemple : répertoire de la série H, ou de la sous-série 1 X).
Toutefois pour assurer le principe du respect des fonds et faciliter la recherche historique, on privilégiera les instruments de recherche par fonds ou par groupes de fonds tenant compte de la période d'activité des établissements concernés, quelles que soient les coupures chronologiques (1790, 1800, 1940) ou numériques (numéros de versement W) introduites par l'archivistique.
Je tiens a rappeler qu'en vertu du contrôle scientifique et technique exercé paru l'Etat sur les archives des collectivités territoriales (décret n° 88-849 du 28 juillet 1988, article 1), tout plan de classement doit etre soumis a mon approbation de meme que -par la suite- le dactylogramme des répertoires et inventaires avant publication.

VI - Reglementation antérieure
Ce texte annule la circulaire AD 60-28 du 21 octobre 1960 relative aux archives des établissements hospitaliers supprimés.

Pour le ministre et par délégation le directeur général des Archives de France
Jean Favier

Conservation et traitement des archives hospitalieres
ETABLISSEMENTS HOSPITALIERS ARCHIVES HOSPITALIERES
Statut juridique actuel (1)
Conservation
Classement
Cotation
Etablissements publics d’hospitalisation communaux
1. a l’hôpital, sous contrôle
2. aux Archives communales, par versement
3. aux Archives départementales
- jusqu’en 1970 : cadre du reglement de 1968
- apres 1970 : rangement continu
- jusqu’en 1970 : cadre du reglement de 1968
- apres 1970 : rangement continu
- jusqu’en 1970 : cadre du reglement de 1968
- apres 1970 : rangement continu

Cotation du reglement 1968
Numérotation continue
Série S
1970-1940 ou 1982 : série S
a partir de 1940 ou de 1983 : série W
H-dépôt

Autres établissement publics d’hospitalisation (intercommunaux, départementaux,interdépartementaux, régionaux, d’Etat)
1. a l’hôpital sous contrôle
2 . aux Archives départementales par versement
- jusqu’en 1970 : cadre du reglement de 1968
- apres 1970 : rangement continu
- jusqu’en 1970 : cadre du reglement de 1968
- apres 1970 : rangement continu
Cotation du reglement 1968
Numérotation continue
avant 1790 : série H
1790-1800 : série L
1800-1940 : sous-série 1 X
1940-1970 : série W
série W
(1) distinct de la localisation de l'établissement public

Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives. (Journal Officiel du 5 janvier 1979 )
Article 1er
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.
La conservation de ces documents est organisée dans l'intéret public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.
Article 2
Tout fonctionnaire ou agent chargé de la collecte ou de la conservation d'archives en application des dispositions de la présente loi est tenu au secret professionnel en ce qui concerne tout document qui ne peut etre légalement mis a la disposition du public.
Titre II Les archives publiques
Article 3 Les archives publiques sont :
1° Les documents qui procedent de l'activité de l'Etat, des collectivités locales, des établissements et entreprises publics ;
2° Les documents qui procedent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ;
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.
Les archives publiques, quel qu'en soit le possesseur, sont imprescriptibles.
Les conditions de leur conservation sont déterminées par le décret en Conseil d'Etat prévu a l'article 32 de la présente loi.
Ce décret détermine les cas ou l'administration des archives laisse le soin de la conservation des documents d'archives produits ou reçus par certaines administrations ou certains organismes aux services compétents de ces administrations ou organismes. Il fixe les conditions de la coopération entre l'administration des archives et ces administrations ou organismes.

Article 4 (Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 art. 9 Journal Officiel du 13 avril 2000)
A l'expiration de leur période d'utilisation courante par les services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus, les documents visés a l'article 3 et autres que ceux visés a l'article 4-1 font l'objet d'un tri pour séparer les documents a conserver et les documents dépourvus d'intéret administratif et historique, destinés a l'élimination.
La liste des documents destinés a l'élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives.

Article 4-1
(inséré par Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 art. 9 Journal Officiel du 13 avril 2000)
Lorsque les documents visés a l'article 3 comportent des informations nominatives collectées dans le cadre de traitements automatisés régis par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative a l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ces informations font l'objet, a l'expiration de la durée prévue a l'article 28 de ladite loi, d'un tri pour déterminer les informations destinées a etre conservées et celles, dépourvues d'intéret scientifique, statistique ou historique, destinées a etre détruites.
Les catégories d'informations destinées a la destruction ainsi que les conditions de leur destruction sont fixées par accord entre l'autorité qui les a produites ou reçues et l'administration des archives.

Article 5
Lorsqu'il est mis fin a l'existence d'un ministere, service, établissement ou organisme détenteur d'archives publiques, celles-ci doivent etre, a défaut d'une affectation différente déterminée par l'acte de suppression, versées a l'administration des archives.

Article 6
Les documents dont la communication était libre avant leur dépôt aux archives publiques continueront d'etre communiqués sans restriction d'aucune sorte a toute personne qui en fera la demande.
Les documents visés a l'article 1er de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal demeurent communicables dans les conditions fixées par cette loi.
Tous les autres documents d'archives publiques pourront etre librement consultés a l'expiration d'un délai de trente ans ou des délais spéciaux prévus a l'article 7 ci-dessous.

Article 7
Le délai au-dela duquel les documents d'archives publiques peuvent etre librement consultés est porté a :
1° Cent cinquante ans a compter de la date de naissance pour les documents comportant des renseignements individuels de caractere médical ;
2° Cent vingt ans a compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel ;
3° Cent ans a compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, y compris les décisions de grâce, pour les minutes et répertoires des notaires ainsi que pour les registres de l'état civil et de l'enregistrement ;
4° Cent ans a compter de la date du recensement ou de l'enquete, pour les documents contenant des renseignements individuels ayant trait a la vie personnelle et familiale et, d'une maniere générale, aux faits et comportements d'ordre privé, collectés dans le cadre des enquetes statistiques des services publics ;
5° Soixante ans a compter de la date de l'acte pour les documents qui contiennent des informations mettant en cause la vie privée ou intéressant la sureté de l'Etat ou la défense nationale, et dont la liste est fixée par décret en Conseil d'Etat.

Article 8
Sous réserve, en ce qui concerne les minutes des notaires, des dispositions de l'article 23 de la loi du 25 ventôse an XI, l'administration des archives peut autoriser la consultation des documents d'archives publiques avant l'expiration des délais prévus aux articles 6, alinéa 3, et 7 de la présente loi.
Cette consultation n'est assortie d'aucune restriction, sauf disposition expresse de la décision administrative portant autorisation.
Par dérogation aux dispositions du premier alinéa du présent article, aucune autorisation ne peut etre accordée aux fins de permettre la communication, avant l'expiration du délai légal de cent ans, des renseignements visés au 4° de l'article 7 de la présente loi.

Titre III Les archives privées
Article 9
Les archives privées sont l'ensemble des documents définis a l'article 1er qui n'entrent pas dans le champ d'application de l'article 3 ci-dessus.
Article 10
Lorsque l'Etat et les collectivités locales reçoivent des archives privées a titre de don, de legs, de cession, de dépôt révocable ou de dation au sens de la loi n° 68-1251 du 31 décembre 1968 tendant a favoriser la conservation du patrimoine artistique national, les administrations dépositaires sont tenues de respecter les conditions de conservation et de communication qui peuvent etre mises par les propriétaires.
Article 11
Les archives privées présentant pour des raisons historiques un intéret public peuvent etre classées comme archives historiques, sur proposition de l'administration des archives, par arreté du ministre chargé de la culture.
A défaut du consentement du propriétaire, le classement peut etre prononcé d'office par décret pris sur avis conforme du Conseil d'Etat.
Le déclassement peut etre prononcé soit a la demande du propriétaire, soit a l'initiative de la direction des archives de France ; la décision de déclassement est prise dans les memes formes que la décision de classement, sous réserve des dispositions de l'article 21, deuxieme alinéa, de la présente loi.
Article 12
Le classement de documents comme archives historiques n'emporte pas transfert a l'Etat de la propriété des documents classés.
Article 13
L'administration des archives notifie immédiatement au propriétaire l'ouverture de la procédure de classement.
A compter de cette notification, tous les effets du classement s'appliquent de plein droit.
Ils cessent de s'appliquer si une décision de classement n'est pas intervenue dans les six mois suivant la date a laquelle le propriétaire a accusé réception de la notification.
Article 14
Les archives classées comme archives historiques sont imprescriptibles.
Les effets du classement suivent les archives, en quelques mains qu'elles passent.
Tout propriétaire d'archives classées qui procede a leur aliénation est tenu de faire connaître a l'acquéreur l'existence du classement.
Article 15
Toute destruction d'archives classées est interdite.
Toutefois, par dérogation a l'alinéa précédent, lorsqu'il apparaît, lors de l'inventaire initial du fonds, que certains documents sont dépourvus d'intéret historique, il peut etre procédé a leur élimination dans les conditions prévues a l'article 4, deuxieme alinéa, de la présente loi, en accord entre le propriétaire du fonds et l'administration des archives.
Article 16
Sauf autorisation de l'administration des archives, les archives classées ne peuvent etre soumises a aucune opération susceptible de les modifier ou de les altérer.
Les propriétaires ou possesseurs d'archives classées sont tenus, lorsqu'ils en sont requis, de les représenter aux agents accrédités a cette fin dans des conditions fixées par le décret en Conseil d'Etat prévu a l'article 32 de la présente loi.

Article 17
Le propriétaire d'archives classées qui projette de les aliéner est tenu de notifier son intention a l'administration des archives.

Article 18
Le classement peut donner lieu au paiement d'une indemnité représentative du préjudice pouvant résulter, pour le propriétaire, de la servitude de classement d'office. La demande d'indemnité est produite dans les six mois a compter de la notification du décret de classement. A défaut d'accord amiable, l'indemnité est fixée par les tribunaux de l'ordre judiciaire.

Article 19 (Loi n° 2000-642 du 10 juillet 2000 art. 60 Journal Officiel du 11 juillet 2000)
Tout officier public ou ministériel chargé de procéder a la vente publique d'archives privées ou toute société habilitée a organiser une telle vente, ayant ou non fait l'objet d'une décision de classement, doit en donner avis a l'administration des archives au moins quinze jours a l'avance et accompagne cet avis de toutes indications utiles sur ces documents. Cet avis précise l'heure et le lieu de la vente. L'envoi d'un catalogue avec mention du but de cet envoi tiendra lieu d'avis.
En cas de vente judiciaire, si le délai fixé au paragraphe précédent ne peut etre observé, l'officier public ou ministériel, aussitôt qu'il est désigné pour procéder a la vente, fait parvenir a l'administration des archives les indications ci-dessus énoncées.

Article 20 Loi n° 2001-616 du 11 juillet 2001 art. 75 Journal Officiel du 13 juillet 2001)
S'il l'estime nécessaire a la protection du patrimoine d'archives, l'Etat, par l'intermédiaire de l'administration des archives, doit exercer, sur tout document d'archives privées mis en vente publique, un droit de préemption par l'effet duquel il se trouve subrogé a l'adjudicataire.
L'Etat exerce également ce droit a la demande et pour le compte des départements, des établissements publics régionaux et de Mayotte. Il peut exercer ce droit pour le compte des communes et des fondations. Le meme droit doit etre exercé par la Bibliotheque nationale pour son propre compte.
En cas de demandes concurrentes, un arreté du ministre chargé de la culture détermine le bénéficiaire.

Article 21 loi n° 92-1477 du 31 décembre 1992 art. 11 Journal Officiel du 5 janvier 1993)
L'exportation des archives classées est interdites.
Article 24
(Loi n° 92-1477 du 31 décembre 1992 art. 11 Journal Officiel du 5 janvier 1993)
L'Etat peut subordonner la délivrance du certificat prévu a l'article 5 de la loi n° 92-1477 du 31 décembre 1992 relative aux produits soumis a certaines restrictions de circulation et a la complémentarité entre les services de police, de gendarmerie et de douane a la reproduction totale ou partielle, a ses frais, des archives privées non classées qui font l'objet, en application du meme article, de la demande de certificat.
Les opérations de reproduction ne peuvent excéder une durée de six mois a compter de ladite demande.

Titre IV Dispositions communes aux archives publiques et privées
Article 25
Le décret en Conseil d'Etat prévu a l'article 32 de la présente loi détermine les conditions dans lesquelles sont délivrés les expéditions et extraits authentiques de documents d'archives.
Un décret, pris sur le rapport du ministre intéressé et du ministre chargé du budget, fixe le tarif :
- des droits d'expédition ou d'extrait authentique des pieces conservées dans les dépôts d'archives de l'Etat, des départements et des communes ;
- du droit de visa perçu pour certifier authentiques les copies des plans conservés dans ces memes dépôts, exécutés a la meme échelle que les originaux a la diligence des intéressés ;
- du droit de visa perçu pour certifier authentiques les photocopies et toutes reproductions photographiques des documents conservés dans ces memes dépôts.

Article 26
Toute administration détentrice d'archives publiques ou privées est tenue de motiver tout refus qu'elle oppose a une demande de communication de documents d'archives.

Article 27
Les dispositions des articles 6 a 8, 10 et 25 de la présente loi seront affichées de façon tres apparente dans les locaux ouverts au public de l'administration des archives et des services détenteurs d'archives publiques en application de l'article 3, dernier alinéa, de la présente loi.

Titre V Dispositions pénales
Article 28 (Loi n° 85-835 du 7 aout 1985 art. 8, art. 10 Journal Officiel du 8 aout 1985 en vigueur le 1er octobre 1985)
(Loi n° 92-1336 du 16 décembre 1992 art. 279, 322 et 329 Journal Officiel du 23 décembre 1992 en vigueur le 1er mars 1994)
Sans préjudice de l'application des articles 322-2 et 432-15 du code pénal, toute personne qui, a la cessation de ses fonctions, aura, meme sans intention frauduleuse, détourné des archives publiques dont elle est détentrice a raison de ces fonctions, sera punie d'un an d'emprisonnement et de 25000 F d'amende ou de l'une de ces deux peines seulement.

Article 29 Loi n° 92-1336 du 16 décembre 1992 art. 333 Journal Officiel du 23 décembre 1992 en vigueur le 1er mars 1994)
Toute infraction aux dispositions des articles 2 et 10 ci-dessus est passible des peines prévues aux articles 226-13 et 226-14 du code pénal.

Article 30 (Loi n° 92-1477 du 31 décembre 1992 art. 12 Journal Officiel du 5 janvier 1993)
(Loi n° 92-1336 du 16 décembre 1992 art. 322 Journal Officiel du 23 décembre 1992 en vigueur le 1er mars 1994)
Toute infraction aux dispositions des articles 15, 17 et 19 ci-dessus est passible de 30.000 F. L'amende peut etre portée jusqu'au double de la valeur des archives détruites ou aliénées si celle-ci est supérieure a 15.000 F.

Article 31 (Loi n° 85-835 du 7 aout 1985 art. 8, art. 10 Journal Officiel du 8 aout 1985 en vigueur le 1er octobre 1985)
(Loi n° 92-1336 du 16 décembre 1992 art. 322 et 329 Journal Officiel du 23 décembre 1992 en vigueur le 1er mars 1994)
Toute infraction aux dispositions des articles 14 (troisieme alinéa) et 16 de la présente loi est passible de 25.000 F d'amende.

Titre VI Dispositions diverses
Article 32
Les modalités d'application des titres Ier, II, III et IV de la présente loi sont fixées par un décret en Conseil d'Etat.

Article 33
Sont abrogés :
1° le décret du 7 septembre 1790 concernant l'organisation et le régime des archives nationales ;
2° La loi du 7 messidor an II concernant l'organisation des archives établies aupres de la représentation nationale ;
3° La loi du 5 brumaire an V qui ordonne la réunion dans les chefs-lieux de département de tous les titres et papiers acquis a la République ;
4° L'article 2 de la loi de finances du 29 décembre 1888, modifié par :
L'article 14 de la loi de finances du 30 avril 1921 ;
L'article premier du décret du 17 juin 1938 portant relevement du tarif des expéditions authentiques et des moulages de sceaux des archives ;
L'article 125 de la loi de finances n° 45-195 du 31 décembre 1945 ;
L'article 29 de la loi de finances n° 48-1516 du 26 septembre 1948 ;
L'article 7 de la loi n° 51-630 du 24 mai 1951 relative au développement des crédits affectés aux dépenses de fonctionnement des services civils pour l'exercice 1951 (éducation nationale) ;

5° L'article 45 de la loi de finances du 31 juillet 1920, modifié par :
L'article 40 de la loi de finances du 30 décembre 1928 ;
L'article 2 du décret du 17 juin 1938 précité ;
L'article 126 de la loi de finances n° 45-195 du 31 décembre 1945 ;
L'article 30 de la loi de finances n° 48-1516 du 26 septembre 1948 ;
L'article 8 de la loi n° 51-630 du 24 mai 1951 précitée.
6° La loi du 14 mars 1928 relative au dépôt facultatif, dans les archives nationales et départementales, des actes de plus de cent vingt-cinq ans de date, conservés dans les études de notaires ;
7° Le décret du 17 juin 1938 relatif au classement des documents d'archives privées, pris en application de la loi du 13 avril 1938 sur le redressement financier ;
8° L'article 9 de la loi n° 51-630 du 24 mai 1951 relative au développement des crédits ouverts aux dépenses de fonctionnement des services civils pour l'exercice 1951 (éducation nationale) ; et plus généralement toutes dispositions contraires a celles de la présente loi.

Article 34
Cessent d'etre applicables aux archives :
La loi du 31 décembre 1913 modifiée, sur les monuments historiques ;
Les articles 33 a 39 de la loi du 31 décembre 1921 portant fixation du budget général de l'exercice 1922, a l'exception des dispositions de l'article 36 instituant une taxe spéciale de 1 p. 100 prélevée sur le produit des ventes publiques et perçue au profit de la caisse nationale des monuments historiques et des sites ;
La loi du 23 juin 1941 relative a l'exportation des oeuvres d'art.

Article 37 (Loi n° 96-609 du 5 juillet 1996 art. 13 Journal Officiel du 9 juillet 1996)
(Loi n° 2001-616 du 11 juillet 2001 art. 73 Journal Officiel du 13 juillet 2001)
La présente loi, a l'exception de l'article 24, et du I de l'article 36, est applicable a la collectivité territoriale de Mayotte et au territoire des Terres australes et antarctiques françaises.
Pour son application dans la collectivité territoriale de Mayotte et dans le territoire des Terres australes et antarctiques françaises, a l'article 10, les mots : "ou de dation au sens de la loi n° 68-1251 du 31 décembre 1968 tendant a favoriser la conservation du patrimoine artistique national" sont supprimés.
Pour son application dans la collectivité territoriale de Mayotte, au 3° de l'article 3, apres les mots : "officiers publics ou ministériels", et au 3° de l'article 7 ainsi qu'a l'article 8, apres le mot "notaires", il y a lieu d'insérer les mots : "et des cadis".
Les II et IV de l'article 36 ne sont pas applicables dans le territoire des Terres australes et antarctiques françaises.

Décret en Conseil d’Etat 92-329 du 30 mars 1992
RELATIF AU DOSSIER MEDICAL ET A L’INFORMATION DES PERSONNES ACCUEILLIES DANS LES ETABLISSEMENTS DE SANTE PUBLICS ET PRIVES ET MODIFIANT LE CODE DE LA SANTE PUBLIQUE (DEUXIEME PARTIE: DECRETS EN CONSEIL D’ETAT)
Texte totalement abrogé
SANH9200522D
Publié(e) au Journal officiel “Lois et Décrets” du 01 avril 1992 page 4607
SANTE PUBLIQUE,HOPITAL,HOSPICE,ETABLISSEMENT HOSPITALIER,ETABLISSEMENT DE SANTE PUBLIC,ETABLISSEMENT DE SANTE PRIVE,DOSSIER MEDICAL,MALADE,INFORMATION,LIBRE COMMUNICATION,HOSPITALISATION,PATIENT HOSPITALISE,INFORMATION MEDICALE,ARCHIVE HOSPITALIERE,CONSERVATION,PRATICIEN,TRANSFERT DE DOSSIER,PERSONNE HABILITEE
DEFINITION D’UN CONTENU TYPE MINIMAL DU DOSSIER MEDICAL A CONSERVER DANS LES ETABLISSEMENTS PUBLICS ET PRIVES.
DANS LES ETABLISSEMENTS PUBLICS,LE DOSSIER DE SOINS INFIRMIERS (DECRET 84689 DU 17-07-1984) POURRA FIGURER PARMI LES DOCUMENTS A COMMUNIQUER.
POSSIBILITE DE COMMUNIQUER LE DOSSIER MEDICAL AU PRATICIEN DESIGNE PAR LE MALADE SOIT PAR CONSULTATION SUR PLACE,SOIT PAR ENVOI DE COPIES AUX FRAIS DE L’INTERESSE.AVANT TOUTE COMMUNICATION,L’ETABLISSEMENT DOIT S’ASSURER DE L’IDENTITE DU DEMANDEUR ET DE LA QUALITE DU PRATICIEN.
UNE DISPOSITION DESTINEE A PROTEGER LES ETABLISSEMENTS DE SANTE CONTRE LES DEMANDES DE COMMUNICATION ABUSIVES EST AJOUTEE.
HABILITATION DES PERSONNES CHARGEES D’ASSURER LA COMMUNICATION DU DOSSIER MEDICAL.
OBLIGATION D’ADRESSER A LA SORTIE DU MALADE,DU PRATICIEN QU’IL A DESIGNE ET QUI ASSURERA LA CONTINUITE DES SOINS,LES DOCUMENTS NECESSAIRES A LA POURSUITE DU TRAITEMENT.
SIMPLIFICATION DES MODALITES D’INFORMATION DU MEDECIN TRAITANT AU MOMENT DE L’ADMISSION ET AU COURS DE L’HOSPITALISATION DANS LES ETABLISSEMENTS PUBLICS ET PRIVES PARTICIPANT AU SERVICE PUBLIC HOSPITALIER.
MODALITES DE CONSERVATION DES DOSSIERS (MEME EN CAS DE CESSATION D’ACTIVITE D’UN ETABLISSEMENT PRIVE).
MODIFIE LA SECTION 1 DU CHAP. I-A DU TITRE I DU LIVRE VII DU CODE DE LA SANTE PUBLIQUE (DEUXIEME PARTIE: DECRETS EN CONSEIL D’ETAT): ART. R710-2-1 A R710-2- 10.
APPLICATION DE L’ART. L710-2 DE LA SECTION 1 DU CHAP. I-A DU TITRE I DU LIVRE VII DU CODE DE LA SANTE PUBLIQUE ISSU DE L’ART. 1-III DE LA LOI 91748 DU 31-07-1991,6-BIS DE LA LOI 78753 DU 17-07-1978,39 DU DECRET 491351 DU 30-09-1949,42 DU DECRET 79506 DU 28-06-1979.
ABROGATION DU DECRET 74230 DU 07-03-1974

Code de déontologie médicale ( Décret 95-1000 du 6 Septembre 1995, modifié par le décret 97-503 du 21 Mai 1997 )
Article 45 : Indépendamment du dossier de suivi médical prévu par la loi, le médecin doit tenir pour chaque patient une fiche d'observation qui lui est personnelle ; cette fiche est confidentielle et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques. Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du médecin. Tout médecin doit, a la demande du patient ou avec son consentement, transmettre aux médecins qui participent a sa prise en charge ou a ceux qu'il entend consulter, les informations et documents utiles a la continuité des soins. Il en va de meme lorsque le patient porte son choix sur un autre médecin traitant.
Article 46 : Lorsque la loi prévoit qu'un patient peut avoir acces a son dossier par l'intermédiaire d'un médecin, celui-ci doit remplir cette mission d'intermédiaire en tenant compte des seuls intérets du patient et se récuser si les siens sont en jeu.
Article 47 : Quelles que soient les circonstances, la continuité des soins aux malades doit etre assurée. Hors le cas d'urgence et celui ou il manquerait a ses devoirs d'humanité, un médecin a le droit de refuser ses soins pour des raisons professionnelles ou personnelles. S'il se dégage de sa mission, il doit alors en avertir le patient et transmettre au médecin désigné par celui-ci les informations utiles a la poursuite des soins.
Article 50: Le médecin doit, sans céder a aucune demande abusive, faciliter l'obtention par le patient des avantages sociaux auquel son état lui donne droit. A cette fin, il est autorisé, sans opposition du patient, a communiquer au médecin conseil nommément désigné de l'organisme de sécurité sociale dont il dépend, ou a un autre médecin relevant d'un organisme public décidant de l'attribution d'avantages sociaux, les renseignements médicaux strictement indispensables.
Article 58 :Le médecin consulté par un malade soigné par un autre confrere doit respecter :
- L'intéret du malade en traitant notamment toute situation d'urgence;
- Le libre choix du malade qui désire s'adresser a un autre médecin.
Le médecin consulté doit, avec l'accord de patient, informer le médecin traitant et lui faire part de ses constatations et décisions. En cas de refus du patient, il doit informer celui-ci des conséquences que peut entraîner son refus.
Article 59 : Le médecin appelé en urgence aupres d'un malade doit, si celui-ci doit etre revu par son médecin traitant ou un autre médecin, rédiger a l'intention de son confrere un compte rendu de son intervention et de ses prescriptions qu'il remet au malade ou adresse directement a son confrere en en informant le malade.
Il en conserve le double.
Article 60: Le médecin doit proposer la consultation d'un confrere dés que les circonstances l'exigent ou accepter celle qui est demandée par le malade ou son entourage. Il doit respecter le choix du malade et, sauf objections sérieuses, l'adresser ou faire appel a tout consultant en situation réguliere d'exercice. S'il ne croit pas devoir donner son agrément au choix du malade, il peut se récuser. Il peut aussi conseiller de recourir a un autre consultant, comme il doit le faire a défaut de choix exprimé par le malade. A l'issue de la consultation, le consultant informe par écrit le médecin traitant de ses constatations, conclusions et éventuelles prescriptions en avisant le patient
Article 64 : Lorsque plusieurs médecins collaborent a l'examen ou au traitement d'un malade, ils doivent se tenir mutuellement informés ; chacun des praticiens assume ses responsabilités personnelles et veille a l'information du malade. Chacun des médecin peut librement refuser de preter son concours, ou le retirer, a condition ne pas nuire au malade et d’en avertir ses confreres.
ARTICLE 73 : Le médecin doit protéger contre toute indiscrétion les documents médicaux concernant les personnes qu’il a soignées ou examinées, quels que soient le contenu ou le support de ces documents. Il en va de meme des informations médicales dont il est le détenteur….
Article 78 : Lorsqu'il participe a un service de garde, d'urgences ou d'astreintes, le médecin doit prendre toutes dispositions pour etre joint au plus vite.......Il doit tenir informé de son intervention le médecin habituel du patient, dans les conditions prévues a l'article 59.

DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE
Circulaire conjointe AD 97-1 du 16 janvier 1997 relative aux relations des administrations et des organismes publics avec les sociétés d'archivage privées pour la conservation d'archives publiques destinées a l'élimination.
Le ministre de l'intérieur, Le ministre de la culture,
a Mesdames et messieurs les préfets

Notre attention a été attirée a de nombreuses reprises par les développements des sociétés d'archivage privées, et par les relations que celles-ci pourraient entretenir, dans certains cas, avec les services ou organismes qui produisent des archives publiques dont le contrôle, la collecte, la conservation et le traitement incombent normalement aux services d'archives publics. La présente circulaire a pour objet de préciser dans quelle mesure et sous quelles conditions ces relations peuvent etre envisagées.
Les archives publiques disposent d'un statut exorbitant du droit commun qui leur a été reconnu par la loi n° 79- 18 du 3 janvier 1979. Elles sont imprescriptibles. Par ailleurs, elles sont soumises a des regles de conservation tres strictes qui sont précisées par le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 et, pour les archives des collectivités territoriales, par le décret n° 88-849 du 28 juillet 1988. Les articles 12, 13 et 14 du décret n° 79-1037 distinguent les archives courantes, qui sont d'une utilisation habituelle pour l'activité des services qui les ont produits ou reçus, les archives intermédiaires, qui ont cessé d'etre considérées comme archives courantes mais qui ne peuvent encore, en raison de leur intéret administratif, faire l'objet de tri et d'élimination, et les archives définitives, qui ne présentent plus d'intéret administratif et qui ne sont conservées qu'aux fins de la recherche historique.
La conservation des archives courantes incombe aux services qui les utilisent. La conservation des archives définitives est assurée dans les dépôts d'archives relevant de la direction des archives de France ou placés sous son contrôle, c'est-a-dire dans un dépôt d'archives public (archives nationales, régionales, départementales ou municipales) ou dans les dépôts des entreprises et établissements publics ou des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public qui seraient autorisés a assurer la gestion de leurs archives en application de l'article 10, alinéa 2 du décret. Aucune autre possibilité n'est envisageable. En revanche, la conservation des archives intermédiaires peut s'effectuer de différentes manieres. Le décret n° 79-1037 précise que cette conservation doit etre effectuée, soit dans des dépôts spéciaux, dits de préarchivage, gérés par la direction des archives de France ou placés sous son contrôle, soit dans les locaux memes de leur service, établissement ou organisme d'origine, sous le contrôle de la direction des archives de France, soit meme dans les dépôts d'archives publics. Depuis plusieurs années, le volume croissant des archives produites par les administrations, dont une tres grande partie est destinée a etre éliminée a terme plus ou moins bref, impose de considérer avec beaucoup d'attention les termes de cet article. Dans la pratique, la conservation des archives intermédiaires dans un dépôt d'archives public sera limitée aux seuls documents dont une partie est destinée, au terme des tris et classements, a la conservation définitive. En effet, les dépôts d'archives publics n'ont pas pour mission d'accueillir des séries documentaires, souvent tres importantes, destinées a une élimination intégrale au terme de leur durée d'utilité administrative. La conservation de ces documents destinés a l'élimination a terme doit donc s'effectuer soit dans les dépôts de préarchivage s'ils existent, soit, et c'est le cas le plus fréquent a l'heure actuelle, dans les locaux des services qui les ont produits.
Ces services ne sont pas toujours en mesure de conserver dans leurs propres locaux des séries volumineuses. Ils souhaitent donc souvent faire appel a des prestataires de service qui peuvent assurer, dans des dépôts privés et moyennant rétribution, le stockage de ces documents. Le recours a des sociétés privées est expressément interdit pour la conservation des archives des collectivités territoriales, puisque celle-ci doit toujours s'effectuer, en application de l'article 4 du décret n° 88-849, "dans un bâtiment public". De meme, les établissements hospitaliers sont tenus par l'article 7 du réglement des archives hospitalieres annexé a l'arreté du 11 mars 1968 d'assurer la conservation de la totalité de leurs archives "au siege de l'établissement". En revanche, les administrations de l'Etat et leurs services déconcentrés, les entreprises et établissements publics et les organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public, a l'exclusion des établissements hospitaliers, peuvent confier la conservation de leurs archives intermédiaires destinées a l'élimination a terme a des sociétés privées, sous réserve que soient remplies certaines conditions bien définies. Il convient d'abord que le recours a une société privée s'exerce dans le respect des regles du code des marchés publics (publicité et concurrence), le CCAG utilisé étant celui des marchés de fourniture et de services. Par ailleurs, le cahier des charges ou le contrat entre le service producteur des archives et l'entreprise qui en assurera la conservation doit prendre en compte la spécificité des archives publiques et les obligations légales et réglementaires qui pesent sur leur collecte, leur conservation et leur communication. Il est donc nécessaire d'introduire dans ce contrat des clauses particulieres, dont l'absence serait susceptible de mettre en cause la responsabilité des signataires du contrat, en application de la loi n° 96-393 du 13 mai 1996 relative a la responsabilité pénale pour des faits d'imprudence ou de négligence et dont les dispositions ont également fait l'objet d'un article 11 bis a, inséré dans la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, portant droits et obligations des fonctionnaires.
On trouvera en annexe une présentation des principes qui devraient inspirer la rédaction d'un cahier des charges ou d'un contrat. En tout état de cause, le directeur des archives départementales devra etre associé étroitement a cette rédaction, afin que puisse etre exercé pleinement le contrôle scientifique et technique de la direction des archives de France défini par le décret n° 79-1037. Cette association devra prendre la forme d'une autorisation préalable a la conclusion du contrat. Le présent document ne prend en compte que le cas des sociétés privées auxquelles pourrait etre confiée la conservation des documents d'archives publiques. L'intervention des sociétés privées dans la gestion des archives publiques courantes ou dans le classement des archives publiques fera l'objet d'une circulaire ultérieure. Nous vous remercions de bien vouloir transmettre ces dispositions a l'ensemble des responsables des services déconcentrés de l'Etat de votre département. Les dispositions de la présente circulaire sont applicables immédiatement ; les contrats qui auraient été conclus antérieurement devront etre modifiés pour s'y conformer. Vous voudrez bien nous saisir de toutes les difficultés d'application dont vous pourriez avoir connaissance.
Annexe Principes a prendre en compte pour la rédaction d'un cahier des charges ou d'un contrat relatif a la conservation d'archives publiques par des sociétés privées

I . CONDITIONS GÉNÉRALES
La société privée qui accepte le dépôt d'archives publiques doit reconnaître que les archives qui lui sont confiées sont des archives publiques au sens de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979. A ce titre, elles sont imprescriptibles. Le caractere public de ces archives rend nécessaire l'observation des clauses particulieres introduites au cahier des charges ou au contrat. Le dépositaire doit également reconnaître qu'il est tenu a l'ensemble des obligations prescrites par les articles 1927 a 1946 du Code civil. Le déposant doit reconnaître pour sa part qu'il est soumis aux obligations définies par les articles 1947 et 1948 du Code civil. Cependant, le droit de rétention des archives dont dispose le dépositaire ne peut en aucun cas s'exercer, pour les archives publiques, a l'égard de la direction des archives de France.
II . CONTRÔLE DE LA DIRECTION DES ARCHIVES DE France SUR LES ARCHIVES PUBLIQUES CONFIÉES A UNE SOCIÉTÉ PRIVÉE
Les archives publiques confiées pour leur conservation a des sociétés privées demeurent soumises au contrôle scientifique et technique de la direction des archives de France, tel qu'il est défini par le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979. La direction des archives de France doit donc etre associée au contrat qui est établi entre le service producteur des archives et la société chargée de leur conservation. Cette association est manifestée par la délivrance d'une autorisation du directeur des archives de France ou de son représentant préalable a la conclusion du contrat.
III . NATURE DES DOCUMENTS D'ARCHIVES PUBLIQUES QUI PEUVENT ETRE CONFIÉS A UNE SOCIÉTÉ PRIVÉE D'ARCHIVAGE
Seuls peuvent etre confiés a des sociétés privées des documents d'archives qui ne sont pas destinés a la conservation définitive. En conséquence, la liste des archives qui sont confiées a une société privée doit etre visée avant tout transfert par le représentant du directeur des archives de France compétent pour le contrôle de ces archives, afin que celui-ci puisse s'assurer que les documents répondent effectivement a cette condition.
IV. CONSERVATION MATÉRIELLE DES DOCUMENTSD'ARCHIVES PUBLIQUES CONFIÉS A UNE SOCIÉTÉ PRIVÉE D'
ARCHIVAGE
La conservation matérielle des documents d'archives publiques doit s'effectuer sur le territoire national. Les locaux dans lesquels est assurée cette conservation matérielle doivent répondre aux regles suivantes, qui sont celles normalement appliquées dans les dépôts d'archives publics :
- L'ensemble des locaux doit etre équipé d'un systeme anti-intrusion.
- Chaque salle doit disposer d'au moins un extincteur pour 100 m2, ainsi que d'une issue de secours pour l'évacuation des documents en cas de sinistre.
- L'éclairage naturel doit etre limité (l'idéal est de 1/10e de la surface des façades en surfaces vitrées).
- La ventilation doit assurer un renouvellement de 0,5 vol/heure.
Le directeur des archives de France ou son représentant peut s'assurer sur place du respect de ces conditions, au titre du contrôle sur la conservation des archives publiques.
V. COMMUNICATION DES ARCHIVES PUBLIQUES CONFIÉE AUNE SOCIÉTÉ D'ARCHIVAGE PRIVÉE
Le directeur des archives de France ou son représentant dispose d'un droit d'acces permanent aux archives publiques dont la conservation est confiée a une société privée. En dehors du directeur des archives de France ou de son représentant, la communication des documents confiés a une société privée est réservée aux personnes habilitées par le service producteur. Le personnel de la société qui assure la conservation des archives est soumis au secret professionnel dans les conditions définies par l'article 2 de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 et par l'article 226-13 du nouveau Code pénal.
VI. RESPONSABILITÉ DE LA SOCIÉTÉ EN CAS DE PERTE OU DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS POUR UNE CAUSE
ACCIDENTELLE
La société qui assure la conservation d'archives publiques doit etre tenue, en cas de perte ou de destruction des documents pour quelque cause accidentelle que ce soit (incendie, explosion, attentat, dégât des eaux...), de rembourser les frais de reconstitution des dossiers, a dire d'expert désigné d'un commun accord entre le service qui a déposé les archives et la société elle-meme, ou, en cas de désaccord, par la nomination d'un expert judiciaire. Dans le cas ou la société aurait souscrit une police d'assurance, le contrat de souscription de celle-ci doit expressément exclure les documents d'archives publiques du champ d'application de la clause de délaissement.
VII. ELIMINATION DES ARCHIVES PUBLIQUES CONFIÉES AUNE SOCIÉTÉ D'ARCHIVAGE PRIVÉE
La société qui assure la conservation d'archives publiques ne peut procéder a aucune élimination au sein de celles-ci si elle ne dispose pas du visa conjoint du service qui lui a confié les archives, et du directeur des archives de France ou de son représentant, en application de l'article 16, alinéa 6, du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979. La société doit adresser un certificat de destruction au service qui lui a confié les archives, et une copie de ce certificat au directeur des archives de France ou a son représentant.
VIII. RÉSILIATION DU CONTRAT
Le contrat conclu entre le service producteur des archives et la société privée qui assure leur conservation peut se trouver résilié par faute du service producteur pour non paiement des sommes dues. Cette résiliation peut valoir accord tacite de la part du service producteur pour l'élimination des documents. Toutefois, meme dans ce cas, la société qui assure la conservation des archives n'est pas autorisée a procéder a leur élimination si elle ne dispose pas également du visa du directeur des archives de France ou de son représentant, en application de l'article 16, alinéa 6, du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979. En conséquence, en cas de résiliation du contrat par la faute du service producteur des documents, la société qui en assure la conservation doit informer le directeur des archives de France ou son représentant pour que celui-ci, s'il le souhaite, fasse procéder au transfert de tout ou partie des documents dans un dépôt d'archives public, ou qu'il autorise leur élimination. Cependant, la résiliation du contrat pour cause de non- exécution de certaines dispositions par le service producteur ne crée pour la direction des archives de France aucune obligation de reprendre les archives ou de délivrer un visa d'élimination. En l'absence de visa d'élimination de la part des archives de France, la société qui assure la conservation des archives ne peut donc que mettre en demeure le service producteur des archives de venir les récupérer, sauf a continuer d'en assurer elle-meme la conservation.
IX. LES SERVICES D'ARCHIVES PUBLICS ET LES SOCIÉTÉS D'ARCHIVAGE PRIVÉE
On sait depuis longtemps que les services d'archives publics ne peuvent accueillir les masses de documents administratifs dépourvus d'intéret historique et destinés a l'élimination apres quelques années. Les administrations n'ont pas davantage la possibilité de les conserver par devers elles. Les sociétés d'archivage privées, parmi lesquelles figurent aussi certains professionnels de qualité, offrent une possibilité de conservation pour ces documents susceptible de satisfaire l'ensemble des partenaires concernés. Le ministere de l'intérieur et le ministere de la culture viennent donc de diffuser conjointement une circulaire (nor/int/a/97/00012/c et ad-97-1 du 16 janvier 1997) qui précise que les administrations de l'Etat et leurs services déconcentrés peuvent faire appel a des sociétés d'archivage privées, sous réserve que l'administration des archives en soit informée au préalable, que seuls soient confiés a la société privée des documents entierement éliminables, et qu'il ne soit procédé a aucune élimination sans le visa de l'administration des archives. La réglementation actuelle ne permet pas aux collectivités et aux établissements hospitaliers de faire appel a des sociétés privées. On peut espérer que la possibilité soit également offerte aux hôpitaux dans un délai assez bref.

Circulaire conjointe AD 97-2 du 27 février 1997 relative au traitement et a la conservation des documents relatifs aux relations de l'Etat avec les collectivités territoriales, produits ou reçus par les services des préfectures et des sous-préfectures.
Le ministre de l'intérieur, Le ministre de la culture, a Mesdames et messieurs les préfets
réf.: nos précédentes circulaires :
int/a/92/00189/c (AD 92-1) du 23 juillet 1992, relative au traitement et a la conservation des documents produits ou reçus par les préfectures ;
int/a/93/00082/c (AD 93-2) du 17 mars 1993, relative au traitement et a la conservation des titres de circulation dans les préfectures et les sous-préfectures ;
int/a/94/00198/c (AD 94-7) du 5 juillet 1994, relative
au traitement et a la conservation des documents liés a
la nationalité, produits dans les préfectures et les sous-
préfectures (état civil, naturalisation, étrangers).
La réflexion menée par le groupe de travail "archivage", constitué de représentants du ministere de l'intérieur et du ministere de la culture, a permis, au cours des années précédentes, la publication des circulaires citées en référence, relatives au traitement et a la conservation des documents produits ou reçus par les préfectures et les sous-préfectures. Le tableau que vous trouverez ci- joint, et qui porte sur les documents relatifs aux relations des services préfectoraux avec les collectivités territoriales, s'inscrit dans la poursuite de cette réflexion. Le groupe de travail, s'inspirant notamment de la présentation adoptée dans le tome premier de l'ouvrage consacré aux compétences juridiques du préfet a souhaité donner au champ couvert par le tableau annexé a la présente circulaire la plus large définition. Ce parti l'a conduit a prendre en compte des attributions qui sont exercées, dans la plupart des départements, par des bureaux différents, voire par des directions différentes, de la préfecture. Il importe donc que la présente circulaire bénéficie dans chaque département, aupres des services de la préfecture comme de ceux des sous-préfectures, de la plus large diffusion. Afin de permettre une lecture plus aisée du tableau par les utilisateurs, celui-ci est précédé d'un sommaire et suivi d'un tableau récapitulatif des documents a conserver.
Vous trouverez ci-apres des éléments d'information sur
les principes qui ont guidé le groupe de travail dans la
rédaction du tableau, ainsi qu'un certain nombre
d'observations sur lesquels nous souhaitons attirer
particulierement votre attention.
I. CONSÉQUENCES DE LA DÉCENTRALISATION SUR LA CONSERVATION DES ARCHIVES DES COMMUNES
La loi n° 82-213 du 2 mars 1982 relative aux droits et libertés des communes, des départements et des régions a transformé les relations de l'Etat avec les collectivités territoriales. La nature, la valeur juridique et l'intéret pour la documentation historique de la recherche des documents produits ou reçus par les préfectures et les sous- préfectures dans le cadre de leurs relations avec les collectivités territoriales, leurs groupements et leurs établissements publics ont été profondément modifiés par la mise en oeuvre des principes institués par cette loi. La suppression de la tutelle administrative et son remplacement par un contrôle a posteriori ont eu pour conséquence de faire reposer sur les seules collectivités territoriales, sauf exceptions qu'il importe de définir précisément, la charge de conserver les documents nécessaires a l'exercice des compétences qui leur ont été attribuées comme a la connaissance de leur histoire. L'élimination, pour les motifs et dans les conditions définies ci-apres, et au terme des délais prévus par le tableau, des documents reçus par le préfet en vue de l'exercice du contrôle de légalité ou du contrôle budgétaire suppose que la conservation de leurs archives soit assurée dans des conditions satisfaisantes par les collectivités territoriales, et notamment par les communes. La fonction réglementaire d'inspection des archives communales assurée par le directeur des archives départementales trouve, dans ce contexte, une importance nouvelle. Il importe donc que cette fonction, qui doit etre assurée en liaison permanente avec le représentant de l'Etat dans le département ou avec son délégué dans l'arrondissement, puisse bénéficier d'un soutien actif de l'un et de l'autre. C'est pourquoi nous vous invitons a appuyer de votre autorité les actions engagées, avec votre accord, par le directeur des archives départementales afin de favoriser une meilleure prise en compte, par les communes, des obligations que leur imposent le Code général des collectivités territoriales et la décentralisation a l'égard de leurs archives. Nous souhaitons enfin attirer particulierement votre attention sur l'importance nouvelle que prend, avec le développement de la coopération intercommunale, la conservation des archives des groupements de communes. Il importe que le directeur des archives départementales, dans le cadre des missions qui lui sont confiées par le décret n° 88-849 du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales, et notamment a l'occasion de ses visites de contrôle, prenne en compte les archives des établissements publics de coopération intercommunale au meme titre que celles des communes et veille notamment a ce que les présidents de ces établissements publics soient informés des obligations qui s'imposent a eux en ce domaine. Les memes principes doivent s'appliquer a l'ensemble des établissements publics territoriaux, et en particulier aux délégations du Centre national de la fonction publique territoriale, aux centres de gestion de la fonction publique territoriale, aux services départementaux d'incendie et de secours et aux syndicats mixtes. II.CONSERVATION DES DOCUMENTS RELATIFS A L'EXERCICE DU CONTRÔLE DE LÉGALITÉ ET DU CONTRÔLE BUDGÉTAIRE 1.Durée de conservation des documents par les services préfectoraux Les modalités et les délais d'exercice du contrôle de légalité par le préfet ont notamment été précisées par les circulaires du ministere de l'intérieur n° 86-334 du 17 novembre 1986 et mcl/b/88/00156/c du 19 avril 1988, qui exposent les conséquences de deux arrets du Conseil d'Etat. Il est possible, en s'appuyant sur ces éléments, de fixer a un an la durée normale de conservation par les services préfectoraux des documents qui leur sont transmis par les collectivités territoriales en vue de l'exercice du contrôle de légalité. Il a néanmoins paru nécessaire de retenir, pour un certain nombre de documents énumérés dans le tableau (rubrique 1.2.2.), des durées de conservation plus longues, dans le souci notamment de répondre aux besoins d'information des services préfectoraux et de leur permettre si nécessaire, pour contrôler la légalité d'un acte donné, de recourir a un acte antérieur. D'une part, en effet, l'exercice des responsabilités de l'Etat a l'égard des collectivités territoriales exige que le préfet puisse disposer de certaines informations pendant un délai supérieur a la durée minimale de conservation définie ci-dessus. Ainsi, l'exercice du contrôle budgétaire conduit fréquemment les services préfectoraux a suivre sur plusieurs années l'évolution de la situation financiere d'une collectivité territoriale. C'est pourquoi un délai général de cinq ans, qui correspond a la pratique observée dans la plupart des préfectures, a été retenu pour l'ensemble des documents budgétaires et comptables (rubrique 2.2.) ainsi que, d'une façon générale, pour les délibérations a caractere financier des collectivités territoriales. D'autre part, dans un certain nombre de cas, le contrôle de la légalité d'un acte donné nécessite de recourir a un acte antérieur de la meme collectivité territoriale. Il en va ainsi, par exemple, pour le contrôle de la légalité d'un avenant a un marché public, qui nécessite le recours au marché d'origine, ou pour celui d'une décision individuelle relative a la gestion du personnel territorial, qui peut rendre nécessaire le recours a une décision antérieure concernant le meme agent. De meme, le contrôle de la légalité des autorisations relatives a l'utilisation du sol, et notamment des permis de construire, porte en particulier sur le respect des regles locales d'urbanisme, définies par le plan d'occupation des sols ou les autres documents d'urbanisme. Il importe donc que ces derniers soient conservés par le service chargé du contrôle de légalité en matiere d'urbanisme non seulement pendant leur propre durée de validité mais également, compte tenu des dispositions de l'article l. 125-5 du Code de l'urbanisme, pendant la durée de validité du document d'urbanisme immédiatement postérieur. D'une façon générale, il a paru utile au groupe de travail de faire apparaître de façon spécifique un certain nombre d'actes des collectivités territoriales ayant une validité ou une durée d'exécution longue, ou dont le contrôle ou la conservation a titre d'information par les services de l'Etat revet une importance particuliere. Il importe toutefois de souligner que les délais de conservation définis dans le tableau ci-annexé n'ont et ne peuvent avoir, pour les services chargés du contrôle de légalité, qu'un caractere de simple recommandation et non de stricte obligation. En effet, le nombre et la taille des collectivités territoriales ainsi que le volume des actes sur lesquels s'exerce le contrôle de légalité, nécessairement variables selon les départements, ont conduit les préfets a recourir, pour l'organisation des services chargés d'exercer ce contrôle, a des solutions qui different d'un département a l'autre. Ces circonstances peuvent justifier un allongement ou une réduction de certains des délais proposés dans le tableau, et il appartient en définitive au préfet de statuer en la matiere, en fonction des contraintes locales et des priorités qu'il aura retenues pour l'exercice du contrôle de légalité. 2. Conservation définitive des documents par les archives départementales Le versement par les préfectures des dossiers constitués jusqu'en 1982 dans le cadre de l'exercice de la tutelle de l'Etat sur les collectivités locales ont permis aux archives départementales de constituer des séries documentaires extremement riches sur l'administration des communes, et a celles-ci - ou du moins au plus grand nombre d'entre elles - de se reposer largement sur les archives départementales pour conserver les documents intéressant leur histoire. La décentralisation a entraîné de ce point de vue une rupture avec les pratiques archivistiques traditionnelles. La composition des dossiers de marchés publics transmis au préfet, telle qu'elle est fixée par l'article R. 314-2 du Code des communes, dans sa rédaction issue du décret n° 93-1080 du 9 septembre 1993, qui exclut notamment les plans, en offre un bon exemple. La conservation des informations relatives aux travaux des communes, que ce soit pour les besoins de la gestion des équipements publics ou pour ceux de l'histoire, doit désormais s'effectuer a partir d'autres sources que celles détenues par les services chargés du contrôle de légalité, c'est-a- dire, en tout premier lieu, a partir des documents détenus par les communes elles-memes. L'instruction int/b/93/00190/c (ad 93-1) du 11 aout 1993 pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs a 1982 produits par les services et établissements publics des communes a tiré, en ce qui concerne les communes, les conséquences de cette évolution. Il convenait, et c'est notamment l'objet de la présente circulaire, de rappeler la nature et les limites des responsabilités des archives départementales en ce domaine, en s'appuyant sur les actions déja mises en oeuvre et les solutions adoptées par les directeurs des archives départementales dans un grand nombre de départements. Le choix effectué par le groupe de travail consiste a privilégier le versement par les services préfectoraux aux archives départementales des documents qui témoignent des interventions de l'Etat dans l'administration des collectivités territoriales, des conditions de mise en oeuvre du contrôle de légalité, des priorités définies par les services préfectoraux en ce domaine et de leur évolution. Il a conduit le groupe de travail a préconiser notamment la conservation des actes déférés par le préfet au tribunal administratif et des dossiers de procédure y afférents, d'une part, et des lettres d'observations adressées par le préfet aux collectivités territoriales, d'autre part. Ces lettres d'observations, qui valent généralement recours gracieux, offrent en effet le témoignage le plus complet sur les questions abordées par les préfets dans l'exercice du contrôle de légalité et sur l'évolution de leurs préoccupations en ce domaine. En revanche, pour les raisons exposées plus haut, le principe de l'élimination des actes transmis par les collectivités territoriales a été retenu, sous réserve d'exceptions qui touchent au domaine de l'urbanisme. Il est apparu en effet nécessaire d'assurer la conservation aux archives départementales d'une collection complete des documents d'urbanisme décentralisés (schémas directeurs ou de secteur, plans d'occupation des sols, documents approuvant la création d'une zone d'aménagement concerté) qui intéressent le département. Cependant, la direction départementale de l'équipement est, en application du Code de l'urbanisme, le service chargé de la collecte des informations et de la conservation des documents nécessaires a l'association de l'Etat dans l'élaboration des documents d'urbanisme décentralisés et dans leur mise en oeuvre, et ce sont donc, de façon prioritaire, les exemplaires des documents d'urbanisme qu'elle conserve a ce titre qui devront etre versés aux archives départementales, au terme de leur durée d'utilité administrative. En ce qui concerne les documents transmis au service chargé d'exercer le contrôle de légalité en matiere d'urbanisme, qu'il soit constitué au sein de la préfecture ou au sein de la direction départementale de l'équipement, et qui constituent la seconde collection de ces documents détenue par l'Etat, il n'y a lieu d'envisager leur versement aux archives départementales que dans la mesure ou une lacune serait constatée dans la collection détenue par la direction départementale de l'équipement en application du Code de l'urbanisme. Les autorisations de lotir, qui peuvent comporter des regles d'urbanisme susceptibles de s'appliquer, dans les conditions prévues par l'article l. 315-2-1 du Code de l'urbanisme, sans limitation de durée, devront également etre conservées. En ce qui concerne les permis de construire et de démolir, le tableau reprend purement et simplement les dispositions de la note de la direction des archives de France AD 22136/6024 du 16 novembre 1987. Le chapitre II du tableau, consacré aux documents produits ou reçus par les préfectures dans le cadre de l'exercice du contrôle budgétaire, prescrit l'élimination, sauf cas particuliers, des budgets et des comptes administratifs des collectivités territoriales. Ce choix se justifie par le fait que les circulaires AD 91-6 du 16 octobre 1991 et AD 94-4 du 18 janvier 1994 prévoient le versement par la trésorerie générale ou par la chambre régionale des comptes, selon le cas, des comptes de gestion de ces collectivités aux archives départementales.
III.CONSERVATION DES DOCUMENTS RELATIFS AU CONCOURS FINANCIERS DE L'ETAT AUX COLLECTIVITÉS TERRITORIALES
Le groupe de travail a souhaité donner au chapitre III, consacré aux documents relatifs aux concours financiers de l'Etat aux collectivités territoriales et aux mécanismes de péréquation, un développement plus important que ce que le volume des documents produits ou reçus dans ce contexte par les services préfectoraux pouvait laisser attendre. Un appareil de notes explicatives particulierement détaillé accompagne en effet, dans la colonne "observations", la description des principales catégories de documents. Les choix de conservation ont été laissés, dans plusieurs cas, a l'appréciation du directeur des archives départementales et, d'une façon générale, les solutions proposées par le groupe de travail dans ce chapitre ont un caractere essentiellement indicatif. Il a paru nécessaire en effet d'offrir aux archives départementales, dans ce domaine a la fois récent, complexe et en constante évolution, plutôt que des regles uniformes a l'échelle nationale, les informations nécessaires a l'exercice, dans les meilleures conditions, de leurs missions de collecte et de conservation des documents présentant un intéret pour l'histoire.
IV. CONSERVATION DES DOCUMENTS RELATIFS AU CONTRÔLE DE CERTAINS ORGANISMES LOCAUX
Les lois de décentralisation n'ont pas abrogé les dispositions particulieres qui s'appliquent au contrôle par le représentant de l'Etat de certains organismes locaux, et le chapitre V du tableau est consacré aux documents produits ou reçus par la préfecture dans le cadre de ses relations avec les organismes publics ou privés d'H.L.M., les sociétés d'économie mixte locales et les marchés d'intéret national. Il convient de rappeler ici que les organismes publics d'H.L.M. sont soumis a la réglementation sur les archives publiques et sont tenus de verser leurs archives définitives au service des archives de leur collectivité de rattachement, c'est-a-dire, selon le cas, aux archives départementales ou communales. Le tableau annexé a la présente circulaire prescrit l'élimination des actes transmis par ces organismes au préfet.La conservation, par les archives départementales, de ces seuls actes ne saurait en effet se substituer au respect par les organismes d'H.L.M. de leurs obligations légales en matiere d'archives. Il appartient au directeur des archives départementales de veiller au respect de ces obligations et nous vous invitons a lui apporter, si nécessaire, votre soutien a l'occasion des actions qu'il sera amené a engager en ce domaine. Les sociétés d'économie mixte locales, organismes de droit privé chargés d'une mission de service public, sont soumises aux memes obligations, en application de l'article 3 de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives. Toutefois, la complexité de l'application de ce principe a des sociétés soumises par ailleurs aux regles du droit privé, de meme que le caractere parfois délicat de la délimitation entre activités de service public et activités privées au sein d'une meme société, ont conduit le groupe de travail a adopter une solution de prudence, et a recommander le versement et la conservation aux archives départementales des documents transmis par ces sociétés au préfet. Cette solution ne doit toutefois pas faire obstacle au versement, toutes les fois que cela sera possible, des archives propres des sociétés d'économie mixte locales aux archives des collectivités territoriales pour lesquelles ces sociétés interviennent.
V. CAS PARTICULIER DES DOCUMENTS RELATIFS AUX
RELATIONS DE L'ETAT AVEC LES RÉGIONS
Le tableau ci-annexé ne prend en considération que les documents relatifs aux relations de l'Etat avec les départements et les communes. Le groupe de travail a en effet considéré que ceux relatifs aux relations de l'Etat avec les régions devraient figurer dans une circulaire consacrée aux archives des secrétariats généraux pour les affaires régionales. Il va de soi toutefois que les principes qui ont présidé a la rédaction de la présente circulaire peuvent etre aisément transposés aux documents produits ou reçus par les préfectures de région dans le cadre de leurs relations avec la collectivité régionale et ses établissements publics, et s'appliquer en ce domaine sans attendre la publication d'une circulaire spécifique.
VI. REGLES DE COMMUNICATION DES DOCUMENTS AU PUBLIC
Les tableaux annexés aux précédentes circulaires relatives au traitement des archives des préfectures comportaient une colonne consacrée a la "communicabilité" des documents.Il n'a pas paru souhaitable de maintenir dans la présente circulaire cette colonne, dont les indications pouvaient amener dans certains cas une simplification excessive d'une matiere nécessairement complexe, et sujette a d'éventuelles modifications législatives. Nous souhaitons attirer toutefois votre attention sur un certain nombre de regles définies par les lois et reglements en vigueur ou déduites des avis de la commission d'acces aux documents administratifs (C.A.D.A.).
1.Communication des documents transmis au préfet par
les collectivités territoriales
Regle générale :
Selon la doctrine de la C.A.D.A. la communication, en application de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978, des documents des collectivités territoriales incombe a l'exécutif territorial. Le préfet n'est donc pas compétent pour communiquer au public les documents des collectivités territoriales qui lui ont été transmis au titre du contrôle de légalité ou du contrôle budgétaire. Ce principe a notamment été rappelé par la circulaire du ministere de l'intérieur n° 85-236 du 4 octobre 1985 (paragraphe 3). En application de l'article 7 du décret n° 83-1025 du 28 novembre 1983 concernant les relations entre l'administration et les usagers, le préfet, saisi d'une demande de communication d'un document émanant d'une collectivité territoriale, est cependant tenu de transmettre la demande a l'autorité territoriale compétente. En revanche, il appartient au préfet de communiquer au public les documents qui lui ont été transmis par les collectivités territoriales dans le cadre d'une procédure de la compétence de l'Etat : ces documents ont en effet alors le caractere de documents préparatoires d'une décision de l'Etat et doivent etre communiqués dans les memes conditions que celle-ci, sous réserve des exceptions prévues par la loi du 17 juillet 1978. Cas particuliers : Par dérogation au principe défini ci-dessus, plusieurs dispositions législatives ou réglementaires font de la communication de certains documents des collectivités territoriales une obligation aussi bien pour la collectivité territoriale intéressée que pour les services de l'Etat. Ces exceptions concernent, d'une part, les documents d'urbanisme et, d'autre part, les budgets et comptes des collectivités territoriales. Documents d'urbanisme : Le Code de l'urbanisme prévoit que les documents d'urbanisme approuvés sont tenus a la disposition du public a la fois a la mairie de la commune concernée - ou au siege de l'établissement public de coopération intercommunale concerné, lorsque celui-ci exerce des compétences en matiere d'urbanisme - et a la préfecture. Cette regle s'applique aux schémas directeurs ou de secteur (article R. 122-13 du Code de l'urbanisme) et aux plans d'occupation des sols (article R. 123-14 du Code de l'urbanisme).
Budgets et comptes des collectivités territoriales :
L'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales dispose que toute personne physique ou morale "désireuse de se faire communiquer la copie des budgets ou des comptes d'une commune peut l'obtenir, a ses frais, aussi bien du maire que des services déconcentrés de l'Etat". Ces dispositions sont en outre applicables aux budgets et comptes des départements (article L. 3313-1 du Code général des collectivités territoriales), des régions (article L. 4312-1) et des établissements publics de coopération intercommunale (article l. 5211-1). Les regles exposées ci-dessus, en ce qui concerne les documents d'urbanisme et les budgets et comptes des collectivités territoriales, s'appliquent quel que soit le lieu de conservation des documents transmis aux services de l'Etat, et notamment apres leur versement, le cas échéant, aux archives départementales. L'obligation de communication par les services de l'Etat, dans les cas énumérés ci-dessus, ne s'applique cependant qu'aux documents effectivement détenus par ceux-ci et n'entraîne pas pour ces services une obligation de conservation des documents au-dela des délais normalement applicables, tels qu'ils figurent dans le tableau ci-joint.
Dispositions applicables aux dossiers de marchés
publics :
L'article 295-1 du Code des marchés publics interdit de rendre public les proces-verbaux des opérations d'ouverture des plis contenant les candidatures ou les offres, rédigés a l'occasion de la passation des marchés sur appel d'offres des collectivités territoriales ou de leurs établissements publics. Ces proces-verbaux figurent au nombre des pieces qui doivent etre transmises au préfet en vue de l'exercice du contrôle de la légalité des marchés publics, en application de l'article R. 314-2 du Code des communes et de l'article 3 du décret n° 93-1080 du 9 septembre 1993. De façon plus générale, il convient de rappeler que l'arreté du ministre de l'intérieur du 30 octobre 1980, pris pour l'application de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 et relatif a la communication au public des documents administratifs émanant des communes, précise que ne peuvent etre communiqués au public "les documents fournis par les entreprises parties a une procédure de conclusion de marchés publics et contenant des éléments techniques et financiers".
2. Communication des documents émanant des services
préfectoraux
La C.A.D.A. a émis l'avis que les correspondances échangées entre le préfet et l'autorité territoriale intéressant l'exercice du contrôle de légalité sont des documents administratifs communicables en application de la loi du 17 juillet 1978 La circulaire du ministere de l'intérieur n° 86-334 du 17 novembre 1986 rappelle que, en application de ce principe, les lettres d'observations du préfet sont communicables de plein droit aux personnes qui en font la demande.
VII. DATE D'EFFET DE LA PRÉSENTE CIRCULAIRE
Les dispositions de la loi du 2 mars 1982 sont applicables aux communes des l'entrée en vigueur de la loi, qui a été publiée au Journal officiel du 3 mars 1982. Conformément a l'article 108 de la loi, elles sont applicables aux départements a compter du 24 mars 1982, jour de la premiere réunion du conseil général qui a suivi le renouvellement triennal de celui-ci. La loi du 2 mars 1982 a été complétée et modifiée par la loi n° 82-623 du 22 juillet 1982, qui supplée a l'absence dans la loi du 2 mars 1982 de plusieurs articles censurés par le Conseil constitutionnel et apporte les modifications dont la nécessité avait été constatée apres les premieres semaines d'application de la loi. Les modalités d'application des lois du 2 mars et du 22 juillet 1982 ont été précisées par deux circulaires du ministere de l'intérieur, datées du 5 mars et du 22 juillet 1982, et publiées au Journal officiel du 7 mars et du 23 juillet 1982. Sous réserve des précisions qui précedent, la présente circulaire s'applique en principe aux documents reçus ou produits par les préfectures et les sous-préfectures, pour l'exercice du contrôle de légalité, a partir des dates d'application de la loi, indiquées ci-dessus. Il conviendra bien entendu de tenir compte du mode de classement des documents dans les services préfectoraux pour décider localement de sa date effective d'application. En ce qui concerne les documents antérieurs détenus ou versés aux archives départementales par les préfectures et relatifs a l'administration des communes, il y a lieu d'appliquer les dispositions des articles 197 a 253 du tableau annexé au reglement général des archives départementales du 1 er juillet 1921, dans la mesure ou les documents cités dans ce tableau ont continué d'etre produits.
VIII. PRÉSENTATION DU TABLEAU
Conformément a l'usage, le tableau ci-annexé indique : - dans la colonne "DUA" (durée d'utilité administrative), la durée minimale de conservation des documents par le service qui les a produits ou reçus avant destruction ou versement aux archives départementales. Ce délai court, sauf indication contraire, de la date des documents ou de la décision a laquelle ils ont donné lieu. En ce qui concerne les documents transmis par les collectivités territoriales en vue de l'exercice du contrôle de légalité, ce délai court a compter de la date de leur réception par le préfet ;
- dans la colonne "SORT FINAL", les mentions de
conservation ou d'élimination.
Celles-ci doivent etre interprétées de la façon suivante :
- C : conservation définitive aux archives départementales;
-D : destruction au terme de la durée d'utilité
administrative, sans versement aux archives
départementales ;
- T : tri selon les modalités précisées dans la colonne
"observations". Ce tri est dit "automatique" (TA),
lorsqu'il consiste a retenir un dossier sur n ou tous les
dossiers d'une année sur cinq ou sur dix.

DOSSIER ANAES
Contenu et Partage du Dossier
Le terme partagé nécessite quelques précisions. La premiere idée qui vient a l'esprit en lisant ce titre se rapporte a l'existence d'un dossier unique dans lequel, les différents acteurs de santé seraient tour a tour lecteur et rédacteur. L'information serait alors unique et les fonctions seraient accessibles relativement aux droits de chacun des acteurs. Cette approche est actuellement celle retenue dans les entrepôts de données et l'on peut facilement imaginer un "médecin notaire" qui ne participe pas directement au soins mais chez qui le patient demande la dépose de ses informations de santé. A ce "médecin notaire" d'assurer la vie du dossier et d'en préserver les droits d'acces. La mise en place de réseaux informatiques sécurisés a haut débit permet de rendre cette idée opérationnelle.
Mais le plus souvent, le dossier n'est pas unique, il y a des dossiers avec duplication de l'information. Le médecin hospitalier adresse au médecin traitant un dossier synthétique résumant l'hospitalisation du patient, il en garde copie dans le dossier de l'hôpital tandis que le médecin traitant retient dans la synthese qu'il reçoit les informations qui lui semblent pertinentes. Cette duplication de l'information, si elle permet d'avoir des données cohérentes entre l'hôpital et le médecin traitant au moment de l'échange, ne garantit pas le maintien de cette cohérence dans le temps. Par exemple, la modification d'un élément lors de la consultation suivante par le médecin traitant risque fort de ne pas etre transmise au médecin hospitalier.
Quelle que soit l'approche retenue, les systemes informatiques des différents acteurs doivent permettre l'acces soit au dossier unique soit au dossier transmis. Cela suppose au niveau informatique des normes qui avant la généralisation d'internet étaient rarement partagées ou réservées a des domaines spécifiques comme DICOM pour l'imagerie. Le développement des approches XML ouvre la voie vers des possibilités de partage et d'échanges inenvisageables jusqu'alors.
Tout partage ou communication du dossier impose le respect de la réglementation en vigueur, en particulier l'accord du patient.
Le contenu du dossier du patient :
Pour le médecin libéral installé, si l'existance d'un dossier est une obligation, le contenu reste peu précisé dans les textes réglementaires.
Le Code de déontologie médicale mis en place par le décret 95-1000 du 6 septembre 1995 prévoit dans son article 45 : "indépendamment du dossier de suivi médical prévu par la Loi, le médecin doit tenir pour chaque patient une fiche d'observation qui lui est personnelle ; cette fiche est confidentielle et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques.
Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du médecin.
Tout médecin doit, a la demande du patient ou avec son consentement, transmettre aux médecins qui participent a sa prise en charge ou a ceux qu'il entend consulter, les informations et documents utiles a la continuité des soins.
Il en va de meme lorsque le patient porte son choix sur un autre médecin traitant."

Dans les établissement de santé, l'obligation et le contenu du dossier ont été détaillés au travers de différents textes.
Un dossier médical est constitué pour chaque patient hospitalisé dans un établissement de santé public ou privé. Ce dossier contient au moins les documents suivants, ainsi classés :
* I. - Les informations formalisées recueillies lors des consultations externes dispensées dans l'établissement, lors de l'accueil au service des urgences ou au moment de l'admission et au cours du séjour hospitalier, et notamment:
a) la lettre du médecin qui est a l'origine de la consultation ou de l'admission;
b) les motifs de l'hospitalisation ;
c) la recherche d'antécédents et de facteurs de risques;
d) les conclusions de l'évaluation clinique initiale;
e) le type de prise en charge prévu et les prescriptions effectuées a l'entrée;
f) la nature des soins dispensés et les prescriptions établies lors de la consultation externe ou du passage aux urgences;
g) les informations relatives a la prise en charge en cours d'hospitalisation: état clinique, soins reçus, examens para-cliniques, notamment d'imagerie;
h) les informations sur la démarche médicale, adoptée dans les conditions prévues a l'article L.1111-4 (accord éclairé du patient a ses soins et information du patient);
i) le dossier d'anesthésie;
j) le compte rendu opératoire ou d'accouchement;
k)le consentement écrit du patient pour les situations ou ce consentement est requis sous cette forme par voie légale ou réglementaire;
l) la mention des actes transfusionnels pratiqués sur le patient et, le cas échéant, copie de la fiche d'incident transfusionnel mentionnée au deuxieme alinéa de l'article R. 1221-40;
m) les éléments relatifs a la prescription médicale, a son exécution et et aux examens complémentaires;
n) le dossier de soins infirmiers ou, a défaut, les informations relatives aux soins infirmiers;
o) les informations relatives aux soins dispensés par les autres professionnels de santé;
p) les correspondances échangées entre professionnels de santé.
* II. - Les informations formalisées établies a la fin du séjour:
a) le compte rendu d'hospitalisation, et la lettre rédigée a l'occasion de la sortie ;
b) la prescription de sortie et les doubles d'ordonnance de sortie;
c) les modalités de sortie (domicile, autres structures);
d) la fiche de liaison infirmiere.
* III - Les informations mentionnant qu'elles ont été recueillies aupres de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant de tels tiers
Ces dernieres informations ne sont pas communicables
Par ailleurs le code de la santé publique prévoit que :
- le dossier comporte l'identification du patient ainsi que, le cas échéant, celle de la personne de confiance désignée par le patient et celle de la personne a prévenir(art. R1112-3) ;
- chaque piece du dossier est datée et comporte l'identité du patient ( nom, prénom, date de naissance ou numéro d'identification) ainsi que l'identité du professionnel de santé qui a recueilli ou produit les informations. Les prescriptions médicales sont datées avec indication de l'heure et signées; le nom du médecin signataire est mentionné en caracteres lisibles (art. R1112-3) .
- dans le cas ou le praticien qui a prescrit l'hospitalisation demande communication du dossier, cette communication ne peut intervenir qu'apres accord du patient, de la personne ayant l'autorité parentale ou du tuteur, ou de ses ayant droit en cas de déces (R 1112-4)
- au cours de son séjour hospitalier, le patient auquel a été administré un produit sanguin labile en est informé par écrit. L'information est communiquée pour les mineurs, aux titulaires de l'autorité parentale, sauf si le mineur a fait connaître l'opposition prévue a l'article L.1111-5 et, pour les incapables, au tuteur (art. R 1112-5) .
- les établissements publics de santé et les établissements de santé privés participant a l'exécution du service public hospitalier sont tenus d'informer par lettre le médecin désigné par le malade hospitalisé ou par sa famille de la date et de l'heure de l'admission et du service concerné. Ils l'invitent en meme temps a prendre contact avec le service hospitalier, a fournir tous les renseignements utiles sur le malade et a manifester éventuellement le désir d'etre informé sur l'évolution de l'état de ce dernier (art. R 1112-6).
- en cours d'hospitalisation, le chef de service communique au médecin désigné dans les conditions ci-dessus et qui en ont fait la demande écrite toutes les informations relatives a l'état du malade (art. R 11126-).

Le dossier de consultation est mentionné dans le décret 92-329 et connaît les memes contraintes que le dossier du malade hospitalisé.

Au-dela de l'article R. 1112-2 doivent figurer dans le dossier :
* Les autorisations d'opérer pour les mineurs
* Les autorisations d'autopsie et de prélevements d'organes
* Les proces-verbaux d'autopsie
* Les documents signés par le patient, lorsqu'un consentement écrit est demandé ou souhaitable (notamment recherche clinique Ť Loi Huriet ť 88-1138 du 20 décembre 1988 relative a la protection des personnes se pretant a des recherches biomédicales)
* Les données médicales réunies dans le cadre d'un protocole de recherche doivent etre inclues dans le dossier ainsi que les documents de consentement, en revanche, les cahiers d'observations destinés au promoteur ne font