Hôpital de 150 lits
Proposition d’implantation
6 janvier 2005
Notre proposition se
compose de deux produits logiciels :
v
Gesmedic,
v
Tempo,
Et de trois
services :
v
Formation,
v
Installation,
v
Maintenance.
Gesmedic effectue les opérations de gestion de base des archives.
Tempo permet à tous les secrétariats médicaux de visualiser la position d’un
dossier, d’effectuer une demande de sortie ou d’en déclarer le transfert :
ce qui assure la traçabilité du dossier
Les deux logiciels
utilisent la même identification de chaque utilisateur avec une gestion de
droits.
L’installation et la
formation peuvent s’effectuer à distance dans le cadre de la maintenance sans
frais et gracieusement. Nous avons chiffrés en option une prestation complète
sur ces postes.
Les interfaces avec le
bureau des entrées sont comprises à l’intérieur des logiciels sous la forme
d’EDI (échange de fichiers texte).
L’ensemble de l’offre
représente un total de 4.164 €HT (hors
option)
La présente installation comprend :
La
gestion du fonds d’archives est réalisée par les archivistes, qui s’assurent de
la traçabilité des dossiers lors de leur sortie et de leur retour. Chaque
dossier est doté d’un code barres assurant sa reconnaissance parfaite.
Gesmedic prévoit tous les modes
de recherches, sur tous les critères des dossiers. Gesmedic signale
automatiquement la présence de sous dossiers.
La recherche du dossier d’un
patient se fait simultanément par toutes les secrétaires médicales. Cette recherche s’effectue dans le logiciel
TEMPO, à partir des premières lettres du nom, les différentes possibilités
d’identités apparaissant sous forme de liste (nom de naissance + nom marital +
prénom + date de naissance).
Le logiciel permet d’interroger
la base des patients pour :
v Connaître l’existence et la position d’un dossier
v Demander une opération sur ce dossier (transfert, mutation, prêt,
demande de sortie…)
v Inscrire une information, une note sur ce dossier
La récupération de l’identité
s’effectue automatiquement par lecture d’un fichier en provenance du SIH.
Les dossiers sont crées par
récupération des informations du SIH. L’opération de création nécessite une
intervention humaine (sans saisie d’information) pour confirmer la création de
chaque ligne sur la base. A la suite de cette opération (qui peut avoir lieu
plusieurs fois par jour) les étiquettes peuvent être éditées, les dossiers
peuvent être demandés en sortie ou toute autre opération.
La création pourra être aussi
100% manuelle dans certains cas.
Le logiciel permet la création et
la gestion de sous-dossier indépendant tout en restant dans l’esprit du dossier
unique et du NIP. La création de ces sous-dossiers peut être automatique ou /
et manuelle. Chaque sous-dossier a son propre code-barre, il est géré
indépendamment.
Lors de cette étape consiste
à lire les étiquettes à l’aide du lecteur
de code-barres.
Cette phase consiste à valider
les sorties de dossiers à l’aide du code barre. Cela suppose que les dossiers à
sortir soient physiquement présents à côté de l’ordinateur. Lors de la
confirmation, il ne reste plus qu’à
saisir le service demandeur, le médecin (facultatif) et surtout le motif de sortie.
Sortie des dossiers : la
récupération des demandes de sortie permet d’éditer une liste de recherche
physique des dossiers (la liste détaille les dossiers en stock, les dossiers
inexistants et les dossiers déjà en prêt). Une fois les dossiers physiquement
présents, la lecture du code barre permet de déclarer la sortie.
Il est possible d’effectuer des
sorties groupées, lorsqu’un grand nombre de dossiers doivent être sortis pour
un même service.
Entre
les services : lors du départ du dossier, la secrétaire du service signale
la destination du dossier : UF (listés dans un menu déroulant)
Les lettres de relance
seront paramétrées par service en fonction d’un nombre de jour paramétrable.
Les dossiers non retournés
depuis plus de X jours (X étant paramétrable par UF) font l’objet d’un listing
qui peut être visualisé, imprimé dans sa globalité ou par service (et ainsi servir de lettre de relance), c’est la procédure de dossiers
non retournés
Cette phase consiste à valider
les rentrées de dossier à l’aide du code barre. La date du jour s’inscrit dans
le champ « date dernière rentrée ». Le logiciel vérifie que le
dossier est bien sorti, dans le cas contraire il vous le signale.
Pour fusionner deux dossiers en
1, il faut avoir les dossiers dans les mains.
Une historicisation par dossier
retrace tous les prêts,
Les cases précisant les durées de
conservation des dossiers de malades relevant de certaines spécialités ou
pathologies comme la "pédiatrie", "neurologie",
"stomatologie", "affections héréditaires", "dossier
transfusionnel".
Ces données devront permettre la
réalisation de tris informatisés pour prévoir la date de destruction de chaque
dossier spécifique, au même titre que les dossiers médicaux classiques datant
de plus de 20 ans.
Ils mentionneront
"détruit" pour tout dossier éliminé conformément à la réglementation
en vigueur. Un historique récapitulera les dossiers détruits et les dossiers
créés.
Les modalités d'accès à la
solution informatique de gestion des archives médicales pour la demande d'un
dossier, seront les suivantes :
v Saisie d'un nom d’utilisateur et d’un mot de passe
v Possibilité de définir un délai de non utilisation, au bout duquel il y
a une déconnexion automatique.
Gesmedic comporte un outil
paramétrable de gestion des habilitations. Les droits d’accès au système par
les utilisateurs sont paramétrables à différents niveaux, en croisant :
v Les catégories d’utilisateurs ;
v La gestion de l’attribution des droits d’accès est confiée à des
responsables désignés.
v Traçabilité des connexions : le logiciel enregistre la trace de
toutes les connexions au système.
Dans toutes les zones des
fenêtres les champs « dates » et « numéros » seront
assistés en saisie, Par exemple :
v Pour 1 août 1962 saisir : 01/08/1962 ou 010862
OU Pour 000100 saisir 100
Le logiciel permet le cryptage de
certains dossiers
A chaque création de dossier une
étiquette portant un code-barres et les inscriptions nécessaires est crée.
Cette étiquette peut être dupliquée, reproduite autant de fois que nécessaire.
Une fois cette étiquette collée sur le dossier : TOUS LES MOUVEMENTS
(entrée, sortie, DCD, mise en archives passives ou mortes, miniaturisation,
envoi chez un prestataire externe) sont validés grâce à la lecture du
code-barres.
Le logiciel permet l’importation
sans ressaisie des informations du SIH pour les points suivants :
Communication batch
d’information : Gesmedic communique avec tout système d’information par
échange (EDI) de fichier ASCII au format CVS. Ce système d’échange
permet :
- De charger les dossiers à créer déclenchés par le bureau des entrée
- De gérer les demandes de prêts et de transfert
Il est donc possible (en
batch) de recevoir les listes de patients attendus (sur rendez-vous)
Gestion des demandes de prêts et
de transfert
Toute personne sur le réseau
peut :
v Consulter la base de données et connaître la position d’un dossier
v Faire la demande d’un dossier
v Déclarer un transfert de dossier
Récupération d’historique sur le
logiciel actuel de gestion d’archive de l’hôpital : Opérationnelle et
comprise dans le Gesmedic Serveur de base.
Voici le schéma des données à nous
fournir :
Le format du fichier
importable est de type CVS, c’est-à-dire que les champs sont séparés par des
point-vigules. Gesmedic cherche le fichier d'importation dans le répertoire de
communication (modifiable dans le menu système). Si ce répertoire n'existe pas,
le message d'erreur " fichier inconnu " apparaît.
La première ligne est une
ligne d’en-tête qui n’est pas prise en compte.
L’ordre des champs est
très important, il est impératif de suivre l’ordre ci-dessous (vous pouvez
consulter ce même ordre dans une note d’information sur l’importation) :
|
|
Nom du champ |
Taille |
Signification |
|
|
1 |
Numperm |
20 |
Un numéro de 6 chiffres avec les 0 devant |
I |
|
2 |
AnneeModif |
5 |
Vide |
|
|
3 |
Nom1 |
35 |
35 caractères |
I |
|
4 |
Prenom1 |
20 |
20 caractères |
I |
|
5 |
DateNaissance |
date |
xx/xx/xxxx |
I |
|
6 |
Nom2 |
35 |
|