Hôpital de 150 lits
Proposition d’implantation
6 janvier 2005
Notre proposition se
compose de deux produits logiciels :
v
Gesmedic,
v
Tempo,
Et de trois
services :
v
Formation,
v
Installation,
v
Maintenance.
Gesmedic effectue les opérations de gestion de base des archives.
Tempo permet à tous les secrétariats médicaux de visualiser la position d’un
dossier, d’effectuer une demande de sortie ou d’en déclarer le transfert :
ce qui assure la traçabilité du dossier
Les deux logiciels
utilisent la même identification de chaque utilisateur avec une gestion de
droits.
L’installation et la
formation peuvent s’effectuer à distance dans le cadre de la maintenance sans
frais et gracieusement. Nous avons chiffrés en option une prestation complète
sur ces postes.
Les interfaces avec le
bureau des entrées sont comprises à l’intérieur des logiciels sous la forme
d’EDI (échange de fichiers texte).
L’ensemble de l’offre
représente un total de 4.164 €HT (hors
option)
La présente installation comprend :
La
gestion du fonds d’archives est réalisée par les archivistes, qui s’assurent de
la traçabilité des dossiers lors de leur sortie et de leur retour. Chaque
dossier est doté d’un code barres assurant sa reconnaissance parfaite.
Gesmedic prévoit tous les modes
de recherches, sur tous les critères des dossiers. Gesmedic signale
automatiquement la présence de sous dossiers.
La recherche du dossier d’un
patient se fait simultanément par toutes les secrétaires médicales. Cette recherche s’effectue dans le logiciel
TEMPO, à partir des premières lettres du nom, les différentes possibilités
d’identités apparaissant sous forme de liste (nom de naissance + nom marital +
prénom + date de naissance).
Le logiciel permet d’interroger
la base des patients pour :
v Connaître l’existence et la position d’un dossier
v Demander une opération sur ce dossier (transfert, mutation, prêt,
demande de sortie…)
v Inscrire une information, une note sur ce dossier
La récupération de l’identité
s’effectue automatiquement par lecture d’un fichier en provenance du SIH.
Les dossiers sont crées par
récupération des informations du SIH. L’opération de création nécessite une
intervention humaine (sans saisie d’information) pour confirmer la création de
chaque ligne sur la base. A la suite de cette opération (qui peut avoir lieu
plusieurs fois par jour) les étiquettes peuvent être éditées, les dossiers
peuvent être demandés en sortie ou toute autre opération.
La création pourra être aussi
100% manuelle dans certains cas.
Le logiciel permet la création et
la gestion de sous-dossier indépendant tout en restant dans l’esprit du dossier
unique et du NIP. La création de ces sous-dossiers peut être automatique ou /
et manuelle. Chaque sous-dossier a son propre code-barre, il est géré
indépendamment.
Lors de cette étape consiste
à lire les étiquettes à l’aide du lecteur
de code-barres.
Cette phase consiste à valider
les sorties de dossiers à l’aide du code barre. Cela suppose que les dossiers à
sortir soient physiquement présents à côté de l’ordinateur. Lors de la
confirmation, il ne reste plus qu’à
saisir le service demandeur, le médecin (facultatif) et surtout le motif de sortie.
Sortie des dossiers : la
récupération des demandes de sortie permet d’éditer une liste de recherche
physique des dossiers (la liste détaille les dossiers en stock, les dossiers
inexistants et les dossiers déjà en prêt). Une fois les dossiers physiquement
présents, la lecture du code barre permet de déclarer la sortie.
Il est possible d’effectuer des
sorties groupées, lorsqu’un grand nombre de dossiers doivent être sortis pour
un même service.
Entre
les services : lors du départ du dossier, la secrétaire du service signale
la destination du dossier : UF (listés dans un menu déroulant)
Les lettres de relance
seront paramétrées par service en fonction d’un nombre de jour paramétrable.
Les dossiers non retournés
depuis plus de X jours (X étant paramétrable par UF) font l’objet d’un listing
qui peut être visualisé, imprimé dans sa globalité ou par service (et ainsi servir de lettre de relance), c’est la procédure de dossiers
non retournés
Cette phase consiste à valider
les rentrées de dossier à l’aide du code barre. La date du jour s’inscrit dans
le champ « date dernière rentrée ». Le logiciel vérifie que le
dossier est bien sorti, dans le cas contraire il vous le signale.
Pour fusionner deux dossiers en
1, il faut avoir les dossiers dans les mains.
Une historicisation par dossier
retrace tous les prêts,
Les cases précisant les durées de
conservation des dossiers de malades relevant de certaines spécialités ou
pathologies comme la "pédiatrie", "neurologie",
"stomatologie", "affections héréditaires", "dossier
transfusionnel".
Ces données devront permettre la
réalisation de tris informatisés pour prévoir la date de destruction de chaque
dossier spécifique, au même titre que les dossiers médicaux classiques datant
de plus de 20 ans.
Ils mentionneront
"détruit" pour tout dossier éliminé conformément à la réglementation
en vigueur. Un historique récapitulera les dossiers détruits et les dossiers
créés.
Les modalités d'accès à la
solution informatique de gestion des archives médicales pour la demande d'un
dossier, seront les suivantes :
v Saisie d'un nom d’utilisateur et d’un mot de passe
v Possibilité de définir un délai de non utilisation, au bout duquel il y
a une déconnexion automatique.
Gesmedic comporte un outil
paramétrable de gestion des habilitations. Les droits d’accès au système par
les utilisateurs sont paramétrables à différents niveaux, en croisant :
v Les catégories d’utilisateurs ;
v La gestion de l’attribution des droits d’accès est confiée à des
responsables désignés.
v Traçabilité des connexions : le logiciel enregistre la trace de
toutes les connexions au système.
Dans toutes les zones des
fenêtres les champs « dates » et « numéros » seront
assistés en saisie, Par exemple :
v Pour 1 août 1962 saisir : 01/08/1962 ou 010862
OU Pour 000100 saisir 100
Le logiciel permet le cryptage de
certains dossiers
A chaque création de dossier une
étiquette portant un code-barres et les inscriptions nécessaires est crée.
Cette étiquette peut être dupliquée, reproduite autant de fois que nécessaire.
Une fois cette étiquette collée sur le dossier : TOUS LES MOUVEMENTS
(entrée, sortie, DCD, mise en archives passives ou mortes, miniaturisation,
envoi chez un prestataire externe) sont validés grâce à la lecture du
code-barres.
Le logiciel permet l’importation
sans ressaisie des informations du SIH pour les points suivants :
Communication batch
d’information : Gesmedic communique avec tout système d’information par
échange (EDI) de fichier ASCII au format CVS. Ce système d’échange
permet :
- De charger les dossiers à créer déclenchés par le bureau des entrée
- De gérer les demandes de prêts et de transfert
Il est donc possible (en
batch) de recevoir les listes de patients attendus (sur rendez-vous)
Gestion des demandes de prêts et
de transfert
Toute personne sur le réseau
peut :
v Consulter la base de données et connaître la position d’un dossier
v Faire la demande d’un dossier
v Déclarer un transfert de dossier
Récupération d’historique sur le
logiciel actuel de gestion d’archive de l’hôpital : Opérationnelle et
comprise dans le Gesmedic Serveur de base.
Voici le schéma des données à nous
fournir :
Le format du fichier
importable est de type CVS, c’est-à-dire que les champs sont séparés par des
point-vigules. Gesmedic cherche le fichier d'importation dans le répertoire de
communication (modifiable dans le menu système). Si ce répertoire n'existe pas,
le message d'erreur " fichier inconnu " apparaît.
La première ligne est une
ligne d’en-tête qui n’est pas prise en compte.
L’ordre des champs est
très important, il est impératif de suivre l’ordre ci-dessous (vous pouvez
consulter ce même ordre dans une note d’information sur l’importation) :
|
|
Nom du champ |
Taille |
Signification |
|
|
1 |
Numperm |
20 |
Un numéro de 6 chiffres avec les 0 devant |
I |
|
2 |
AnneeModif |
5 |
Vide |
|
|
3 |
Nom1 |
35 |
35 caractères |
I |
|
4 |
Prenom1 |
20 |
20 caractères |
I |
|
5 |
DateNaissance |
date |
xx/xx/xxxx |
I |
|
6 |
Nom2 |
35 |
|
|
|
7 |
Prenom2 |
20 |
|
|
|
8 |
NumClas |
15 |
par
défaut à 000 000 ou vide |
vide |
|
9 |
Sexe |
1 |
M ou F |
I |
|
10 |
DateDeces |
Date |
xx/xx/xxxx |
|
|
11 |
Maladie |
1 |
1, 2,
3, 4 |
|
|
12 |
EtiquetteImprimee |
logique |
true
ou false |
|
|
13 |
DossierPeriode |
3 |
par
défaut à 01 |
vide |
|
14 |
Datedernieresortie |
date |
xx/xx/xxxx |
|
|
15 |
Servicedemandeur |
8 |
Code
du service fréquenté en 8 caractères |
|
|
16 |
MedecinDemandeur |
8 |
|
|
|
17 |
Datederniererentree |
date |
xx/xx/xxxx |
|
|
18 |
DateCreation |
date |
xx/xx/xxxx |
|
|
19 |
MotifSortie |
2 |
1, 2,
3 ou 4 |
|
|
20 |
Sortie |
logique |
V
(Vrai) ou F (Faux) indique si le dossier est en stock ou sortie par défaud il
est déclaré en stock |
|
|
21 |
AnneeCreation |
2 |
Deux chiffres de l'année de création avec
les 0 devant |
I |
|
22 |
Archive |
logique |
V
(Vrai) ou F (Faux) |
|
|
23 |
Détruit |
logique |
V (Vrai) ou F (Faux) |
|
|
24 |
Micro |
logique |
V (Vrai) ou F (Faux) |
|
|
25 |
Scan |
logique |
V
(Vrai) ou F (Faux) |
|
|
26 |
Papbob |
|
|
|
|
27 |
Pappos |
|
|
|
|
28 |
Radbob |
|
|
|
|
29 |
Radpos |
|
Localisation |
|
|
30 |
Fichierpapier |
|
|
|
|
31 |
Fichierradio |
|
Note |
|
Les champs en gras sont
impérativement des dates ou vide ( ; ;)
Les champs en italique
sont impératifs. (il faut une valeur entre les deux ";")
Certain champs sont
calculer directement par Gesmedic :
n
code adresse : champ n° 8
n
dossier de période : champ n°13
Sous
sa autre forme finale le format d’importation correspond à des données séparées
par des ; et chaque enregistrement est délimité par une marque de
paragraphe (retour).
ENTETE :
numperm;anneemodif;nom1;prenom1;datenaissance;nom2;prenom;numclass;sexe;datedeces;maladie;etiquetteimprime;dossierperiode;datedernieresortie;servicedemandeur;medecindemandeur;datederniererentree;datecreation;motifsortie;sortie;anneecreation;archive;detruit;micro;scan;papbob;pappos;radbob;radpos;fichierpapier;fichierradio;
PREMIER ENREGISTREMENT :
555555;;Simonin;Bastien;07/03/1987;;;;M;;;;;03/01/1996;CHIR-PED;;;;;;87;;;;;;;;;;
555556;;SousaPontes;Cindy;12/05/1995;;;;F;;;;;03/01/1996;CHIR-PED;;;;;;95;;;;;;;;;;
Numperm;AnneeModif;Nom1;Prenom1;01/01/01;Nom2;Prenom2;NumClas;Sexe;01/01/01;Maladie;EtiquetteImprimee;DossierPeriode;01/01/01;Servicedemandeur;MedecinDemandeur;01/01/01;01/01/01;MotifSortie;Sortie;AnneeCreation;Archive;Détruit;Micro;Scan;papbob;pappos;radbob;radpos;fichierpapier;fichierradio;
Même
si la plupart des champs sont vides, ils doivent tout de même figurer.
Notre
suite logicielle, Gesmedic et Tempo, récupère et traite les informations du SIH
par un système d’échange de données (EDI) : toutes les informations
nécessaires au classement des dossiers sont importées dans Gesmedic. Cette
fonctionnalité est comprise dans l’offre générale, il n’y a donc pas d’option. Le
format du fichier importable est de type CVS, c’est-à-dire que les champs sont
séparés par des point-vigules. Gesmedic cherche le fichier d'importation dans
le répertoire de communication (modifiable dans le menu système). Tout en
majuscule.
Le
nom du fichier commence par C (comme création) et comporte (JJMM)la date du
jour pour plus de facilité de classement.
Le
fichier doit être posté par le SIH dans le répertoire Gesmedic/com
L’ordre
des champs est très important, il est impératif de suivre l’ordre ci-dessous
|
|
Nom du champ |
Taille |
Signification |
|
1 |
Numéro
d’ordre |
2 |
Non
utilisé |
|
2 |
Service |
10 |
Nom
du service initial (10 caractères) |
|
3 |
Motif |
1 |
1
ou 2 ou 3 ou 4 (1 : hospit ; 2 consult) |
|
4 |
Nom1 |
35 |
35
caractères |
|
5 |
Prenom1 |
20 |
20
caractères |
|
6 |
Nom
de jeune fille |
35 |
35
caractères |
|
7 |
Sexe |
1 |
M
ou F |
|
8 |
DateNaissance |
date |
xx/xx/xxxx |
|
9 |
Numéro
permanent IPP |
35 |
Numéro
de dossier dans le SIH |
|
10 |
Medecin |
10 |
Code
médecin si il est connu (10 caractères) |
|
11 |
N |
20 |
La
lettre « N » |
Par
exemple : 1;SERVICE;1;NOMDURAND;PREMARC
ANTOINE;JFILLLE;M;01/10/1955;123;MEDEC;N;
Les noms de fichiers prendrons
les formes suivantes : Cbureauentree0702.cvs Ou Cbureauentree0702.txt Ou C0702.cvs
La
formation est assurée par nos services en une journée pour l’ensemble des
personnes et se décompose de la manière suivante :
40%
du temps : formation des archivistes sur site dans les conditions de
travail (fonctions quotidiennes). Besoin : PC installés en réseau.
20%
du temps : formation des demandeurs
(généralement secrétaires médicales). Besoin : salle avec écran de
projection et vidéo projecteur informatique.
40%
du temps : formation des administrateurs (bases et réparation).
Besoin : accès au serveur.
La Société Ad'Valorem propose trois types de maintenance :
·
Ligne d'assistance
·
Maintenance par mise à
jour
·
Télémaintenance on-line
Comprend la mise à disposition d’un numéro téléphonique où des
spécialistes renseignent l’utilisateur sur les manipulations des Logiciels
Gesmedic ou Tempo de Gesmedic. Cette ligne d’assistance peut être interne ou
externe à la société Ad’Valorem sans que l’utilisateur puisse s’y opposer.
Le nombre d’appel annuel n’est pas limité. En cas de saturation, la
priorité est données aux utilisateurs ayant le moins d’appels inscrits (à
urgence équivalente). Certaines questions complexes ne peuvent être résolues au
téléphone et donneront lieu à un courrier, cette solution extrême est laissée à
la libre appréciation de la société Ad’Valorem. En cas de saturation, la
priorité est donnée à l’appel le plus urgent, la notion d’urgence est laissée à
la libre appréciation de la société Ad’Valorem.
Lorsqu’un utilisateur rencontre un problème dans le cadre du
fonctionnement normal du logiciel, le technicien explique comment résoudre le
problème par téléphone. Si la question posée ne fait pas l’objet du
fonctionnement normal du logiciel, le technicien ne peut pas y apporter de
réponse. La ligne d’assistance ne comprend pas le déplacement, ni
l’intervention sur site quelles qu’en soient les raisons.
En cas d’intervention, celle-ci reste à la charge du demandeur qui
s’engage à en payer les frais (au tarif de la journée en vigueur, plus les
frais de déplacement et d’hébergement y affairant). Horaire de la ligne
d’assistance : la ligne d’assistance est ouverte tous les jours (365 jours
par an) de 8h00 à 20h00.
La société Ad’Valorem s’engage à répondre dans les 6 heures qui suivent
l’appel si l’appelant en fait la demande expresse avec le code « appel
urgent, service des dossiers perturbés ».
Dans le cadre d’un problème lourd (arrêt du logiciel) la société
Ad’Valorem s’engage à répondre dans les 2 heures qui suivent l’appel si
l’appelant en fait la demande expresse avec le code « appel urgent,
hôpital arrêté ».
Dans tous les cas la preuve de l’appel (ou des appels) reste à la charge
du demandeur.
La Maintenance par mise à jour comprend la ligne d’assistance, plus la
mise à jour des logiciels, sous forme de disquette, de CD Rom ou tout autre
support on-line.
Lorsqu’un utilisateur rencontre un problème dans le cadre du
fonctionnement normal du logiciel, le technicien tient compte de son problème
dans la future mise à jour. Celle ci une fois installée résout le problème
soumis et accepté.
La Maintenance par mise à jour ne comprend pas la modification du
logiciel pour les besoins propres de l’utilisateur et ce quelle qu’en soit la
raison.
La Maintenance par mise à jour ne comprend pas le déplacement, ni
l’intervention sur site quelles qu’en soient les raisons.
En cas d’intervention, celle-ci reste à la charge du demandeur qui
s’engage à en payer les frais (au tarif de la journée en vigueur, plus les
frais de déplacement et d’hébergement y affairant).
La télémaintenance comprend la maintenance plus un accès direct à
l’ordinateur de l’utilisateur. Les mises à jour et travaux de dépannage pouvant
se faire sans intervention de l’utilisateur, mais toujours suite à sa demande
écrite (bon de réparation).
Dans le cadre de la télémaintenance, le demandeur doit :
·
faire l’acquisition d’un
logiciel de télémaintenance (version élève de PC-Anywhere 8.0 de Symantec).
·
Dédier une ligne de
téléphone à la télémaintenance,
·
Faire son affaire du
fonctionnement du logiciel de télémaintenance en « attente de réception ou
d’appel » pour permettre à nos équipes d’intervenir.
Le passage d’un type de contrat à un autre est possible dans les
conditions suivantes :
Du contrat 3 au contrat 2 ou 1 : Effet immédiat après accord écrit
et accusé de réception
Du contrat 2 au contrat 3 : Effet immédiat après accord écrit et
accusé de réception
Du contrat 1 au contrat 2 ou 3 : Possible après paiement des mises
à jour effectuée dans l’intervalle de temps entre la signature du contrat 1 et
la date de passage au contrat supérieur.
La maintenance Gesmedic s’entend dans le cadre strict de l’utilisation
du logiciel dans les conditions normales. En aucun cas les dépannages sur le
système d’exploitation, sur les composants de l’ordinateur ou sur les
périphériques (notamment imprimante) ne sont pris en charge par les éditions
Ad’Valorem.
En aucun cas la maintenance peut faire office de formation.
Les conditions normales d’utilisation du logiciel sont celles stipulées
dans le cahier des charges du demandeur (et approuvé par nous) ou à défaut les
celles stipulées dans le manuel utilisateur livré avec le logiciel et ses mises
à jour.
Les fonctions ne figurant pas dans ces documents ne sont pas couvertes
par les contrats de maintenance ni par les garanties du logiciels.
En cas de litige, le fonctionnement sur place d’un ordinateur de la
société Ad’Valorem, fait preuve du bon fonctionnement du logiciel. Dans ce cas
les frais de déplacement (main d’œuvre et frais annexe) sont à la charge du
demandeur. Si la demande d'intervention est motivée par un incident non imputable
au logiciel dans sa version remise par le Concédant, celui-ci facturera, en sus
des frais de séjour et déplacement, le temps passé au prix en vigueur chez le
Concédant à la date de l'intervention.
Ne sont pas couvert par la maintenance les changements de matériels ou
de logiciels d’exploitation.
Il est précisé que le terme "poste" recouvre la configuration
comprenant 1 (un) écran et 1 (un) clavier. Le présent logiciel bénéficie d'une
garantie d'une durée de 1 mois, au titre de laquelle l'utilisateur pourra
solliciter le remplacement sans frais du support du logiciel. Le présent
logiciel est protégé en France par le Code de la Propriété Intellectuelle et à
l'étranger par les conventions internationales sur le droit d'auteur. Il est
interdit de reproduire, traduire, adapter, arranger, modifier le logiciel ainsi
que la documentation qui y est associée, même lorsque ces actes sont
nécessaires pour permettre l'utilisation du logiciel conformément à sa
destination. En application de l'article L 122-6-1 du code de la propriété
intellectuelle, l'auteur se réserve le droit de corriger les erreurs. La
reproduction du code du logiciel ou la traduction de la forme de ce code sont
interdites
L'utilisateur est autorisé à effectuer une copie du logiciel aux seules
fins de sauvegarde, et demeure responsable de la sécurité physique de cette
copie. Il est rappelé que la violation de l'un des droits de l'auteur de
logiciel est un délit de contrefaçon et que toute contrefaçon est sanctionnée
en France par l'article L.335-2 du code de la propriété intellectuelle.
Les mises à jour GESMEDIC sont
livrées sous forme de disquettes ou de CD Rom, charge à l’utilisateur de
réaliser les manipulations informatiques nécessaires à leur fonctionnement. Les
Editions Ad’Valorem ne sauraient être tenues responsables des conséquences des
mises à jour incorrectement installées ou utilisées.
Les Éditions Ad’Valorem ne sauraient être tenues responsables en cas de
non respect des procédures d’installation et notamment en cas d’absence de sauvegarde précédant
l’installation.
L’utilisateur peut résilier son contrat de maintenance par lettre
recommandée avec AR, un mois avant la date anniversaire. En aucun cas les
éditions Ad’Valorem ne rembourseront des sommes dûment perçues (même en cas de
non utilisation).
Ces trois options de maintenance sont payables sur présentation de
facture en fin de chaque année civile. Le non paiement de la maintenance
entraîne un arrêt des prestations proposées. Le prix des options de maintenance
est révisé annuellement sur la base de l'évolution de l'indice INSEE. (base
Novembre 1997).
Option 1 : Le paiement de Ligne d'assistance est fixé à 15% du prix
tarif des logiciels par année, les nouveaux logiciels achetés en cours d’année
sont à inclure dans le prix à payer en fin d’année.
Option 2 : Le paiement de Maintenance par mise à jour est fixé à
17.5% du prix tarif des logiciels par année, les nouveaux logiciels achetés en
cours d’année sont à inclure dans le prix à payer en fin d’année.
Option 3 : Le paiement de Télémaintenance on-line est fixé à 20% du
prix tarif des logiciels par année (avec un minimum de facturation de 1500€HT),
les nouveaux logiciels achetés en cours d’année sont à inclure dans le prix à
payer en fin d’année (ne comprend le PC-Anywhere de Symantec).
Les dysfonctionnements générés
par les matériels périphériques ou autres logiciels n’entrent pas dans la
maintenance.
|
|
|||
|
|
Partie 1 : Logiciels |
||
|
|
|
Prix unitaire HT en € |
Prix total HT en € |
|
1 |
Gesmedic Serveur |
2 833,00 |
2 833,00
|
|
1 |
Gesmedic light |
833,00 |
833,00
|
|
6 |
Tempo secrétariats
médicaux |
83,00 |
498,00 |
|
|
Interfaces incluses
sans supplément |
|
|
|
|
Total HT |
|
4 164,00 |
|
|
|||
|
|
Partie 2 : Formation / installation /
fourniture |
||
|
|
|
Prix unitaire HT en € |
Prix total HT en € |
|
|
Paramètrage, installation et mise en place de Gesmedic et tempo (2
postes)* (1/2 journée) |
666.5€HT |
Option |
|
|
Formation en vos locaux (1/2 journée)* |
593,5€HT |
Option |
|
|
Documentation |
Compris |
|
|
|
Douchette lecteur code barre LASER OPTICON |
333€HT |
Option |
|
|
Les 1.000 premières étiquettes |
Compris |
|
|
|
Total HT |
|
|
|
|
|||
|
|
|
HT en € |
TTC en € |
|
|
TOTAL
GENERAL HT ET TTC |
4 164,00 |
4980,14 |
|
|
Récupération des historiques (nom et numéro des
patients selon modèle proposé) |
Compris |
|
|
|
Récupération des informations du SIH (selon norme
EDI) |
Compris |
|
|
|
Maintenance de la première année |
Compris |
|
|
|
Maintenance à partir de 2004 (environ 625 euros) |
+15%
prix logiciel |
Voir contrat |
|
|
|||
*Frais
de déplacement, hébergement en sus