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- Conférence des 15 et 16 juin 2005
AdValorem (Gesmedic)
Hubert Kratiroff
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- 1 : Quelques précisions archivistiques
- 2 : Méthodes de gestion des archives
- 3 : Conseils pour un projet « archives »
- 4 : Durées de conservation
- 5 : La chartes d’archivage
- 6 : Présentation d’une gestion informatisées des archives
- 7 : Questions réponses
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- Voir en fin de document
- et sur
www.gesmedic.com
- ou
- www.advalorem.fr
- ou
- info@gesmedic.com
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- Parcours
- DG de AdValorem et Gesmedic depuis 1992
- Trois activités
- Informatique
- Conseil
- Formation
- kratiroff@advalorem.fr
- www.advalorem.fr
- www.gesmedic.com
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- Vision française
- Vision Suisse ou Anglo-saxonne
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- Avant tout c’est
une question d’adresse…
- et…
- de communication.
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- DMU : dossier médical unique impossible
- Mirage du Zéro Papier
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- L’aiguille dans une motte de foin
- Seule la signalisation couleur permet d’assurer un classement sans
erreur même en cas de mauvais rangement sur les étagères
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- Pas de partage d’informations
- Pas de moyens
- Pas de volonté
- Aucun changement d’attitude
- Par de concertation corps médical - administration
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- Où se trouve le dossier ?
- 100% de certitude
- adresse physique et/ou virtuelle
- Déplacement (expérience convoyeur)
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- date naissance
- IPP (ou NIP)
- classement
- adresse
- séjour
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- date de naissance
- ou
- terminal de l’IPP
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- En place physique les nouveaux dossiers remplacent les anciens
- Suite NON incrémentielle donc :
- Date de naissance
- Terminal NIP
- alpha (mais risque erreur)
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- intrinsèque
- pathologie
- retour
- changement règle archivage
- Dossier obèse
- extrinsèque
- évolution de la population
- nombre de lits
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- Circulation des dossiers
- durée d’archivage
- multi-dossier ou DMU
- Évolution des volumes
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- Par date de naissance … du document : chronologique
- Lié à un patient ou non
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- Partir des contraintes
- ML (4 ou 6 étages de dossiers)
- Division en zones perpétuelles
- ajustement avec les délais de carence et les archives inactives
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- Un « must »
- Choix du chiffre
- Méthode de collage
- Quelle imprimante ?
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- Tous les ans (système manuel)
- Toutes les semaines (système informatique)
- Gain moyen de place : 6 mois de stockage (non récurrent)
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- Il est impensable de ne JAMAIS rien détruire
- Il faut la participation du corps médical pour codifier les
« maladies simples et générales » qui permettent la
destruction au bout de 20 ans
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- la codification doit se faire au fil de l’eau car a posteriori il est
impossible de qualifier les dossiers
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- 1 km / an de dossier
- 1M² au sol = 7 ML
- 40% patients mouvement unique
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- Différent du temps informatique
- Pas de temps réel
- Organisation du travail
- Batch
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- Ne pas confondre le trajet du patient dans l’hôpital,
- l’information du SIH
- et
- le circuit du dossier papier physique
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- Aucune information visible
- Expérience à Evreux (étiquette neutre)
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- Registres d’entrées et de sorties des malades Indéfiniment
- Dossiers médicaux des malades (diagnostics, observations,comptes rendus
d’examens, clichés radiographiques, électrogrammes) : Dossiers
d’affections de nature héréditaire susceptibles d’avoir des
répercussions pathologiques ou traumatisantes sur la descendance
- Indéfiniment
- Dossiers de pédiatrie, de neurologie, de stomatologie et de maladies
chroniques
- 70 ans
- Autres dossiers, sous réserve de conservation des dossiers terminés par
les chiffres 100, 350, 600 et 850 20 ans
- Documents du service social 70 ans
- Enquêtes Indéfiniment
- Dossiers et livres de laboratoires 20 ans
- Dossiers de transfusions sanguines 20 ans
- Procès-verbaux d’autopsies 20
ans puis trier
- Soins externes Conserver les statistiques, éliminer le reste
- États des préparations pharmaceutiques 20 ans
- Bons de médicaments, produits chimiques toxiques 10 ans
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- Si on stocke le nom des patients,
il y a déclaration à la CNIL
- Loi du 6 août 2004
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- Accès aux informations privées
- Toutes les règles de communication du dossier aux patients qui en font
la demande
- loi du 5 mars 2004
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- de communication
- de procédures
- d’horaires
- de garantie de temps de livraison
- de définition
- + un document spécial pour le patient :
- Charte du patient hospitalisé : recueil de consentement sur la
communication et le stockage
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- Tous les acteurs doivent participer et accepter la charte d’archivage
- Chacun trouve son compte
- Droits et devoirs des parties
- La caution de la direction
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- Une circulation des documents claire
- Des définitions utilisables
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- En fonction de l’expérience la charte évolue
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- Accroissement : Ensemble des archives (ou dossiers) entrées dans un
service d'archives pendant une période donnée.
- Accusé de réception : Avis que le service d'archives retourne à
l'expéditeur par lequel il reconnaît avoir reçu ce qui lui était envoyé.
- Adresse ou adresse topographique : Indication précise de l'endroit
où est rangé un article ou une boîte d'archives dans un magasin ;
l'adresse ne doit pas être confondue avec la cote.
- Analyse : Opération qui consiste à présenter sous une forme concise
et précise des données caractérisant l'information contenue dans un
document ou un ensemble de documents.
- Archivage : Opération consistant à transférer des documents de leur
organisation d'usage courant au service des archives.
- Archives (1) Ensemble des documents, quel que soit leur date, leur forme
et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique
ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans
l'exercice de son activité (loi N° 79-18 du 3 janvier 1979).
- Archives (2) Organisme chargé du contrôle, de la conservation, du tri,
du classement, de l'inventaire et de la communication des archives
courantes, des archives intermédiaires et des archives définitives.
- Archives (3) Bâtiment ou local où sont conservées les archives (1).
- Archives courantes : Documents d'utilisation habituelle pour
l'activité du service ou de l'organisme qui les ont produits ou reçus.
- Archives définitives : Documents conservés pour une durée
illimitée.
- Archives intermédiaires : Documents qui, n'étant plus d'usage
courant, doivent être conservés pour une durée limitée, essentiellement
pour des raisons administratives et juridiques.
- Archivistique : Science et techniques relatives à l'organisation,
la législation et la réglementation, le traitement et la gestion des
archives.
- Article : Unité matérielle de conditionnement des documents
d'archives, correspondant à l'unité de cotation et de description.
- Boîte d'archives : Boîte en carton contenant des documents
d'archives.
- Bordereau : Formulaire destiné à décrire et à accompagner les
documents que l'on transmet.
- Bordereau d'élimination : Formulaire destiné à relever des
documents ou des dossiers d'un fonds à détruire ou déjà détruits dans un
service d'archives.
- Bordereau de versement : Relevé détaillé énumérant des documents ou
des dossiers remis à un service d'archives.
- Classement : Ensemble des opérations de mise en ordre d'un fonds ou
d'un fragment de fonds selon un cadre de classement : ordre
chronologique, alphabétique, méthodique, etc.... Pour les archives, le
classement peut être distinct du rangement matériel sur les rayons.
- Classification : Système de codification indiquant le degré
confidentiel d'un document : confidentiel, secret,...
- Communicabilité :Possibilité de communiquer au public un document
ou un dossier selon la législation et la réglementation en vigueur.
- Communication :Action de mettre un document à la disposition d'un
lecteur.
- Conservation (1) Ensemble de techniques, méthodes et procédés destinés à
assurer la sauvegarde matérielle des documents.
- Conservation (2) Fonction de sauvegarde matérielle, tri, classement,
inventaire, communication et mise en valeur des fonds d'archives.
- Communication de documents d'archives dans les locaux du service qui les
conserve.
- Conteneur : Caisse destinée à la manutention et par extension au
stockage de plusieurs boîtes ou liasses d'archives.
- Cote (1) Marque numérique ou alphabétique portée sur les pages d'un
registre officiel ou sur les pièces d'un dossier dont on veut préserver
l'intégrité.
- Cote (2) Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à
classer chaque article dans son fonds ou sa série.
- Cote (3) Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à
localiser un article dans un service d'archives.
- Date d'élimination : Date à l'échéance de laquelle on procède à la
révision d'un article ou d'un ensemble d'articles en vue de sa
destruction.
- Délai d'élimination : Durée pendant laquelle un document ou un
ensemble de documents doit être conservé en application de dispositions
légales ou pour répondre à des impératifs de gestion et au terme de
laquelle il peut être détruit.
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- archivage
- stockage
- classement
- information
- communication
- DIM
- versement
- archives mortes
- pochette
- inactive
- délai de carence
- ML
- Nom de naissance
- Nom marital
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- Ne pas chercher mais trouver
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- hubert kratiroff
- 109bis avenue charles de gaulle
- F-92200 neuilly-sur-seine
- www.advalorem.fr
- www.gesmedic.com
- hubert.kratiroff@advalorem.fr
- 01 40 88 01 94
- 06 80 43 29 05
- chat ICQ#: 18255895
- chat MSN : hubert@advalorem.fr
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- Présentation d’une gestion informatisées des archives
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- Première installation en 1989 à Ambroise Paré (92)
- 1000 utilisateurs, 30 établissements
- HUG : premier hôpital d’Europe client depuis 1996
- Version 6.201
- Programmation en Delphi 5 et bases Paradox
- Système ouvert en entrée et sortie (communique avec tous les SIH par
fichiers)
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- Suite Gesmedic (Gesmedic Serveur + Gesmedic Classic + Tempo) :
- Paramétrage, installation, formation, acquisition totale des licences :
de 5000 à 10.000 euros
HT
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- Recherche (base, historique (*) et extraction)
- Sortie et sortie en lot
- Retour (les sources d’erreurs classiques)
- Modification (suppression)
- Fusion de dossiers
- Création manuelle et impression étiquette avec identité patient (*)
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- Importation de création
- Importation de DCD
- Importation des changements de noms
- Importation des dates de sorties
- …
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- Changement de local
- Constitution de lot
- Traitement des lots
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- Les critères de mise en archives passives
- Le lancement de la mise en archives
- La confirmation de mise en archives
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- Logiciel de prise de rendez-vous
- Logiciel de localisation de dossiers et sous dossier (*)
- Logiciel de transfert
- Logiciel de demande de sortie (*)
- Logiciel de communication
- En Intranet ou client serveur
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- hubert kratiroff
- 109bis avenue charles de gaulle
- F-92200 neuilly-sur-seine
- www.advalorem.fr
- www.gesmedic.com
- hubert.kratiroff@advalorem.fr
- 01 40 88 01 94
- 06 80 43 29 05
- chat ICQ#: 18255895
- chat MSN : hubert@advalorem.fr
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Notes
